Czym jest 5S?
5S jest elementem składowym szczupłego zarządzania (Lean Management) i może okazać się pomocny w reorganizacji pracy tak, aby stała się mniej czasochłonna i bardziej przyjemna. Jest to zestaw prostych technik i metod, które odpowiednio zastosowane, mają wpływ na poziom efektywności pracy, a tym samym czasu, jaki jest poświęcany na wykonanie służbowych zadań. Bezpośrednio związany jest z odpowiednią organizacją środowiska pracy, ulepszaniem kultury organizacyjnej oraz wzrostem efektywności procesów realizowanych w przedsiębiorstwie. Często okazuje się, że to, co zwykle robimy w należyty sposób, czyli najlepszy, jaki obecnie znamy, można szybko usprawnić – przyznaje Mariusz Szymocha, Partner i Project Menager ASD Consulting. W efekcie zastosowania 5S dotychczasowa rutyna pracy przestaje obowiązywać. W tym miejscu warto zauważyć, że wyższa efektywność nie jest osiągana przez zwiększony wysiłek i dodatkowy nakład pracy. Najciekawsze jest to, że techniki 5S można stosować poza pracą – w domu, garażu, piwnicy oraz wszędzie tam, gdzie dzieje się coś ciekawego, a może przebiegać sprawniej i szybciej.
Strategia 5S opiera się na przestrzeganiu zasad ujętych w pięciu krokach. Zaletą skutecznego wdrażania 5S jest uzmysłowienie sobie korzyści płynących z każdego z nich. Jest to szczególnie ważne, gdyż powodzenie całego procesu zależne jest od realnego zaangażowania pracowników. Im lepiej pracownicy poznają i zrozumieją zasady 5S, tym większa będzie efektywność ich pracy.
Krok 1 - sortowanie
Sortowanie polega na wyeliminowaniu z cyklu pracy wszystkich narzędzi i materiałów, które są zbędne na danym stanowisku. Problemem w pracy biurowej bywają zalegające na biurkach sterty dokumentów, które nie są wykorzystywane na bieżąco. Źródłem marnotrawstwa są często również nieodpowiednio zagospodarowane systemy komputerowe, bazy danych, dyski oraz inne zbędne dane i informacje.
Aby sprawnie przeprowadzić sortowanie, wszystkie materiały i narzędzia należy wyselekcjonować według trzech podstawowych kryteriów: potrzebne, możliwe, że potrzebne i niepotrzebne. Pierwsza grupa materiałów powinna znajdować się na stanowisku pracy oraz w wykorzystywanych na co dzień systemach informatycznych. Materiały i narzędzia, które mogą być przydatne w przyszłości, powinny zostać zarchiwizowane, zmagazynowane i w przypadku zapotrzebowania - przekazywane zainteresowanym osobom czy działom. Trzecia grupa materiałów trafia do kosza. W ten sposób stanowisko pracy zostanie uporządkowane sprawnie i szybko.
Biuro to miejsce chowania wielu materiałów biurowych „na wszelki wypadek” – przyznaje Mariusz Szymocha. Tymczasem okazuje się, że większość przyborów może być współdzielonych. Tak prozaiczne narzędzia pracy jak dziurkacze, linijki, nożyczki czy segregatory z czasem generują istotny koszt w wydatkach administracyjnych. Warsztaty 5S poświęcone selekcji często ujawniają marnotrawstwo w kwotach, które pobudzają wyobraźnię.
Interesujące są również dane związane z obciążeniem systemów informatycznych zbędnymi plikami. Dzięki sortowaniu z reguły kilka pojemnych dysków znajduje nowe zastosowanie. W ten sposób zostaje wyeliminowany koszt zakupu dodatkowego sprzętu. Ponadto selekcja w obszarze biurowym, tj. na stanowisku pracy, w pomieszczeniu i w systemach informatycznych, wpływa na ergonomię pracy oraz skraca czas dostępu do materiałów i danych.
W przeprowadzonych przez Sedlak & Sedlak w lipcu badaniach br. aż 69 proc. ankietowanych przyznała, że marnuje czas pracy na korzystanie z internetu w celach prywatnych. Poczucie marnowania czasu pracy wiąże się z efektem tzw. „krótkiej doby”. W ciągu 8 godzin pracy pracownicy nie są w stanie zrealizować wszystkich powierzonych zadań.
Z pewną dozą optymizmu można założyć, że rozsądnie zrealizowana selekcja wpłynęłaby na wyniki przeprowadzonych wcześniej ankiet. Jeśli wszystkie zadania wykonywane byłyby w ciągu 8 godzin, 69 proc. ankietowanych przyznałoby, że dzięki 5S w czasie pracy dokształca się w sieci – żartuje Mariusz Szymocha.
Krok 2 - systematyka
Kolejnym krokiem we wdrażaniu 5S jest systematyka. Warto pamiętać, że pracując w biurze, często tworzy się zespół z innymi pracownikami. Aby ułatwić komunikację między współpracownikami, należy zorganizować miejsce pracy w taki sposób, aby wszystkie oznaczenia przechowywanych dokumentów były zrozumiałe dla pozostałych zatrudnionych. W tym przypadku dobrze sprawdza się zarządzanie wizualne. Jego celem jest prezentacja zasad pracy, statusu realizowanych w danej chwili zadań oraz możliwość przeprowadzania kontroli stanowisk w taki sposób, aby wszystkie informacje były czytelne dla każdego i aby nie wymagały zadawania dodatkowych pytań. Aby oznaczenia były zrozumiałe dla wszystkich stosuje się różnego rodzaju tabliczki, etykiety, kolory, strzałki czy linie. Jakie to ma znaczenie? Brak konieczności angażowania innych pracowników chociażby w poszukiwanie dokumentów pozwala wyeliminować szereg marnotrawstw w czasie pracy. Poza tym łatwy i czytelny dostęp do niezbędnych materiałów czy narzędzi skraca czas potrzebny na dotarcie do nich, pobranie i użycie.
Przykładem praktycznego zastosowania zarządzania wizualnego mogą być chociażby segregatory z dokumentami, które stojąc na półce oznaczone są skośną linią koloru zielonego. Sam kolor wyznacza grupę dokumentów, do których należy dany segregator. Przerwanie skośnej linii przez wyjęcie segregatora z półki pozwala jasno określić brak dokumentów w miejscu dla nich przeznaczonym. Poza tym sama linia ułatwi również zwrócenie wcześniej wziętego segregatora w odpowiednie miejsce bez konieczności odczytywania dodatkowych opisów dokumentów i dłuższego zastanawiania się nad wyborem właściwego miejsca na półce. Odczytując zrozumiałe dla wszystkich oznaczenia, oszczędza się czas związany z wertowaniem nieoznaczonych akt.
W przypadku środowiska informatycznego o czasie dostępu do interesujących danych decyduje właściwy zapis nazw katalogów oraz plików wraz z zawartością. Optymalizacja obszaru systemów informatycznych jest szczególnie ważna chociażby ze względu na fakt, że z roku na rok wzrasta czas dedykowany właśnie temu środowisku. Doświadczenie Mariusza Szymochy w przeprowadzaniu projektów 5S pozwala zakładać, że dotychczas nieoptymalizowane obszary mogą skrywać nawet do dwóch godzin dziennego budżetu czasu na stanowisko pracy.
Dwa powyższe kroki to dopiero początek wdrażania systemu 5S. O kolejnych przeczytają Państwo w drugiej części artykułu .