Skuteczna komunikacja biznesowa jest kluczem do sukcesu we właściwie każdej branży. Podczas spotkań nawiązujemy nowe kontakty, zdobywamy partnerów biznesowych i prezentujemy atuty swojej firmy. Odpowiednie relacje są również kluczowe w ramach jednego przedsiębiorstwa – dzięki nim funkcjonuje ono efektywnie i jest w stanie zażegnać większość konfliktów. Wiele osób boryka się jednak z problemami dotyczącymi odpowiedniej wymowy, dykcji, gestykulacji czy też stresu, jaki pojawia się podczas kontaktów biznesowych. Na co powinniśmy zwrócić uwagę podczas komunikacji w tym zakresie?
Głos Twoim sprzymierzeńcem.. lub wrogiem
Podczas spotkań biznesowych swoją osobę prezentujemy poprzez odpowiednie ubranie, gesty, wyraz twarzy, postawę. Niezwykle ważny jest również sposób mówienia, który może zdecydować, czy uda nam się nawiązać z drugą osobą dobry kontakt. Z tego względu powinniśmy zwrócić uwagę na modulację głosu. Jeśli mówisz monotonnie, wtedy usypiasz swoich słuchaczy i sprawiasz, że odbierają Cię za osobę, która przynudza – mówi Daniel Bordman, Ekspert zmiany głosu, Specjalista kreowania wizerunku z firmy Bordman Training. Większa dynamika wypowiedzi sprawi, że będziesz postrzegany jako osoba, która fascynuje się tym, o czym mówi. Oczywiście, należy uważać, aby nie przesadzić.
Podczas spotkań biznesowych istotna jest również siła głosu. Im bardziej pewny i stabilny głos, tym osoba wydaje się być bardziej pewna tego, co mówi. Co ciekawe, niski ton głosu sprawia, że jesteśmy uznawani za wiarygodniejszych. Warto również używać akcentu, oczywiście, tylko jeśli wiemy jak i co nim podkreślić, gdyż nasza wypowiedź wydaje się wtedy ciekawsza, a także łatwiej możemy zostać zapamiętani. Daniel Bordman poleca również stosowanie pauz – gdy mówimy długo, pomoże ona przykuć uwagę odbiorców. Jeśli chcemy, aby nasz przekaz był silniejszy, warto przy ważniejszych kwestiach obniżyć intonację na końcu wyrazu.
Nie bez znaczenia pozostaje również nasza wymowa. Drobne błędy w wymowie nie będą miały olbrzymiego znaczenia dla efektu spotkania biznesowego. W czasie spotkań liczy się przekaz merytoryczny. Jednak gdy mamy dwie osoby, które mówią merytorycznie, osoba, która będzie mówiła wyraźniej, będzie odbierana jako bardziej kompetentna – wyjaśnia Daniel Bordman.
Głos jest szczególnie ważny podczas rozmów lub konferencji przeprowadzanych za pomocą telefonu albo Skype'a. Jeśli nas nie widać, cała uwaga rozmówcy koncentruje się na naszych wypowiedziach. Warto wtedy stosować krótkie zdania, mówić wolniej i trzymać się głównego wątku
Główne błędy komunikacji
Aby poprawić swoje zdolności komunikacyjne, warto najpierw skupić się na popełnianych błędach.
Daniel Bordman wyszczególnia jeden „grzech główny” i trzy „grzechy lekkie”. Największym błędem jest ślepa wiara, iż mamy rację. Jeśli skupiamy się na tym, aby bronić swojego stanowiska, zamykamy się na racjonalną argumentację. Po prostu nie słuchamy partnera, tylko myślimy o tym, jak obronić swój pomysł. A to powoduje, że prawdziwe problemy przestają być istotne – mówi ekspert.
Musimy również uważać, aby podsumować ustalenia mailem lub na piśmie. Po pewnym czasie obie strony mogą pamiętać rozmowę zupełnie inaczej. Drugim „grzechem lekkim” jest nieokreślenie celu spotkania. Bardzo łatwo w ten sposób zmarnować czas i nic nie zyskać. Jako trzeci błąd wymienić można przeprowadzenie spotkania i nieprzydzielenie obowiązków uczestnikom. Po pewnym czasie wszyscy będą zdziwieni, czemu ustalenia nie zostały zrealizowane.
Wystąpienia publiczne
Wiele osób na swojej drodze zawodowej będzie zmuszonych, aby występować publicznie. Niektórzy odnajdują się w tym bez problemu, dla innych jest to jednak koszmar. Jak zniwelować stres podczas wystąpień i prezentacji?
Największym błędem jaki możemy zrobić podczas przemówienia, jest... skupienie się na sobie. Będziesz myśleć o tym jak wypadniesz i jak zostaniesz oceniony lub oceniona – wtedy będziesz się stresować. Jeśli zaś skupisz się na słuchaczach i to oni będą naprawdę najważniejsi, wtedy stres z pewnością będzie mniejszy. Szczerze mówiąc, wmawiają nam, że to na nas ludzie będą zwracali uwagę, a nie jest to prawda (przynajmniej nie do końca) – ich interesuje, czy słuchając Ciebie sami odniosą jakąś korzyść. Dbaj o to, aby dostarczyć ciekawą treść, a słuchacze będą wniebowzięci – przekonuje Daniel Bordman. Pierwszym pytaniem, jakie musimy sobie zadać przed wystąpieniem jest: co zyskają dzięki mojej prezentacji słuchacze. Jeśli odpowiedź brzmi – nic, lepiej nawet nie zaczynać.
Jeśli będziemy wierzyć w to co przekazujemy, mówić z pasją, pewnym siebie głosem i z dobrą intonacją – na pewno słuchacze nie zasną na naszym przemówieniu, a my przekażemy to, co zaplanowaliśmy.