Wykorzystując odpowiednie oprogramowanie! Dowiedz się, czym jest system HRIS, który pomoże Ci wydajnie realizować zadania HR.
Jak jednocześnie śledzić frekwencję pracowników, płace, rozwój umiejętności i realizację celów firmy? Wykorzystując odpowiednie oprogramowanie! Dowiedz się, czym jest system HRIS, który pomoże Ci wydajnie realizować zadania HR.
Plan artykułu:
- HRIS – definicja
- Funkcje HRIS
- Zalety HRIS
- O czym pamiętać przy wdrożeniu systemu HRIS
- HRIS – podsumowanie
HRIS – definicja
System HRIS – co to jest? Najprościej mówiąc, to rodzaj oprogramowania do zarządzania zasobami ludzkimi w firmie. Najprościej, bo tak naprawdę jest to „program-kombajn”, który pomaga wydajnie nie tylko obsługiwać wiele procesów HR, zaczynając od administrowania danymi pracowników, aż po rozliczanie czasu pracy w projektach, ale też pomaga usprawniać wewnętrzną komunikację w zespołach i realizować strategiczne cele firmy.
Funkcje HRIS
Oprogramowanie HRIS ma trojakie zastosowanie w firmie. Przede wszystkim – służy pracownikom działu kadr i płac do realizowania swoich zadań. Dalej – menadżerom działów do lepszego zarządzania pracami zespołu. Aż wreszcie – pozostałym pracownikom, którzy dzięki odpowiednim opcjom mogą samodzielnie zarządzać swoimi wnioskami urlopowymi, czy sprawdzać ewidencję czasu pracy.
Najważniejsze funkcje wykorzystywane są jednak przez dział HR. Będą to m.in.:
- zarządzanie płacami i benefitami – nadzór nad poprawnym rozliczaniem świadczeń, czyli roboczogodzin oraz dodatków płacowych;
- zarządzanie ewidencją czasu pracy – weryfikacja poprawności zgłaszanych roboczogodzin;
- zarządzanie urlopami – kontrolowanie jak realizowana jest polityka urlopowa w firmie, czy przestrzegane są normy prawne oraz czy dokumentacja jest prawidłowo uzupełniana;
- administrowanie danymi pracowników – nanoszenie zmian w danych pracowników w bazie, ustalanie poziomu dostępów do systemu, opisywanie ścieżek rozwoju pracownika oraz dodatkowych informacji, które są widoczne w systemie dla osób zainteresowanych;
- rekrutacja pracowników w wykorzystaniem modułu ATS (Applicant Tracking System) – tworzenie i umieszczanie ogłoszeń o pracę, nadzór nad napływającymi aplikacjami, selekcja aplikacji, komunikacja z kandydatami, ofertowanie kandydatów i inne;
- onboarding / offboarding pracowników – wsparcie procesu adaptacji nowozatrudnionych pracowników w firmie oraz procesu odchodzenia pracowników z firmy.
Zalety HRIS
HRIS to oprogramowanie, którego wdrożenie przynosi firmie szereg korzyści.
- Oszczędzasz czas – wykonując szybciej lub zlecając systemowi wykonanie rutynowych czynności, automatycznie generujesz oszczędności czasu w zespole.
- Automatyzujesz czynności kadrowe – …i zapominasz o tym, jak uciążliwe bywało wypełnianie wniosków o urlop, czy nanoszenie zmian w ewidencji czasu pracy!
- Poprawiasz efektywność pracowników – nie tracąc czasu na powtarzalne czynności, pracownicy działu HR pracują wydajniej, a pracownicy reszty działów, nie marnują czasu w oczekiwaniu na obsługę przez HR.
- Ograniczasz papierową dokumentację – możesz korzystać z wirtualnych teczek pracowniczych, zautomatyzowanego systemu rozliczania czasu pracy, elektronicznych raportów.
- Trzymasz się aktualnych wytycznych prawnych – centralizacja danych ułatwia zarządzanie nimi, ogranicza ilość błędów i pozwala szybko implementować zmiany prawne w zakresie ochrony danych i prywatności. We wdrożeniu zmian wesprze Cię również uczciwy dostawca oprogramowania, który w obliczu zmian przepisów, zaktualizuje ustawienia w Twoim systemie.
- Realizujesz strategiczne cele firmy – dzięki HRIS możesz zaplanować system ocen pracowniczych i wyznaczyć KPI, które potem możesz monitorować. W ten sposób łatwiej będzie Ci angażować pracowników w proces realizacji strategicznych celów firmy.
- Uczysz i szkolisz pracowników – dzięki HRIS możesz zaplanować ścieżki rozwoju pracownika i monitorować postęp w ich realizacji. Korzystając z raportów systemu łatwo wyłapiesz luki kompetencyjne i zaradzisz problemom, zanim urosną.
- Podnosisz User Experience wśród pracowników – wybierając HRIS dla swojej firmy, pomyśl przede wszystkim o jego użytkownikach. Czytelny interfejs, przystępnie sformułowane polecenia i komunikaty, łatwe wyszukiwanie potrzebnych informacji w systemie – to wszystko poprawia jakość pracy pracowników, a w efekcie – zwiększa ich zaangażowanie w korzystanie z systemu.
- Podnosisz Employee Experience wśród pracowników i kandydatów do pracy – dobrze dobrany system HRIS pozwoli Ci zwiększyć satysfakcję pracowników i kandydatów ze współpracy z firmą. Co wpłynie na lepsze postrzeganie firmy jako pracodawcy? Przede wszystkim: sprawna komunikacja, przyjazny proces onboardingu, płynna obsługa wniosków kadrowych itp.
O czym pamiętać przy wdrożeniu systemu HRIS
Zanim wdrożysz HRIS w swojej firmie:
- określ potrzeby firmy i szukaj produktu, który na nie odpowie;
- porównaj oferty produktów, przetestuj wersje demo, wykorzystaj oferowane triale;
- pozwól pracownikom różnych szczebli wypowiedzieć się na temat systemu – niech przetestują produkt i podzielą się opinią zwrotną, skoro to im będzie służył na co dzień;
- upewnij się jaki zakres wsparcia produktowego oferuje dostawca – czy będzie to tylko wsparcie wdrożeniowe, czy również opieka posprzedażowa;
- dopytaj o możliwe integracje z innymi aplikacjami (lub portalami, w przypadku prowadzonej rekrutacji);
- upewnij się, że dostawca będzie aktualizował swój produkt, dopytaj o odpłatność za kolejne aktualizacje systemu.
- HRIS – podsumowanie
HRIS to oprogramowanie, które poprzez automatyzację rutynowych działań, znacząco polepszy wydajność pracy działu HR w Twojej firmie oraz ułatwi pracę pozostałych członków zespołu. HRIS dostarczy również niezbędnych twardych danych, które pomogą Ci w podejmowaniu strategicznych decyzji, obniży koszty obsługi administracyjnej i podniesie wartość wskaźnika Employee Experience. Wdrażając automatyzację pracy w firmie, będziesz więc nie tylko oszczędzał i działał wydajniej, ale przede wszystkim – będziesz postrzegany jako nowoczesny pracodawca, który dba o komfort pracy swoich pracowników.