Czym właściwie jest outsourcing?
Chociaż w Polsce działa ok. 400 centrów outsourcingowych, polskie przedsiębiorstwa dopiero zaczynają odkrywać możliwości, jakie daje ta branża. Wśród rodzimych przedsiębiorców widoczna jest obawa przed utratą stałej kontroli nad usługami, które zostały zlecone w ramach outsourcingu. Badania Ipsos z 2012r. dowodzą, że tego rodzaju lęk odczuwa aż 54 proc. korzystających z tego rodzaju usług. Wyniki wskazują jasno, że usługi outsourcingowe nadal są niedoceniane przez polskie firmy.
Wszelkie obawy mogą wynikać ze zbyt małej wiedzy na ten temat. Outsourcing to nic innego jak zlecenie części zadań przedsiębiorstwa firmie zewnętrznej. Tego rodzaju działanie pozwala na zoptymalizowanie kosztów związanych z prowadzeniem firmy. Zlecenie zadań z zakresu IT czy finansów specjalistycznej firmie zewnętrznej ogranicza koszty związane z zatrudnieniem specjalistów w strukturach własnego przedsiębiorstwa.
W outsourcingu oczywiście nie chodzi o wyeliminowanie zatrudnienia na etacie, a jedynie o racjonalne podejście do pieniędzy i czasu, jakimi dysponuje firma - mówi Magdalena Kreczmańska, właściciel firmy outsourcingowej Magdalena Kreczmańska Office Management. Outsourcing to także komfort korzystania z wiedzy specjalisty, który nie uczy się jak pewne rzeczy robić, a jedynie poznaje oczekiwania klienta wobec sposobu realizacji usługi.
Alternatywa dla firmy?
Głównym atutem usług outsourcingowych jest ich atrakcyjny koszt. Cena korzystania z tego rodzaju usług jest oczywiście zależna od rodzaju zadań, jakie zostały zlecone firmie zewnętrznej. Warto pamiętać, że im większa odpowiedzialność za powierzone obowiązki, tym koszt outsourcingu będzie większy. Na koszty tego rodzaju usług wpływ ma również stopień specjalizacji zleconych prac, a także miejsce ich wykonywania. Część usług bowiem, mimo idei zlecania zadań na zewnątrz, może być wykonywana w siedzibie zlecającego. Prowadzenie kancelarii dokumentów (z tego rodzaju rozwiązania korzystają m.in. Grupa PZU i Credit Agricole) czy magazynowanie i kompletacja zamówień przez zewnętrznego wykonawcę w siedzibie zleceniodawcy pozwala nie tylko na powierzenie zadań specjalistom (bez konieczności utrzymywania ich stanowisk pracy), ale również na ciągły dostęp do niezbędnej dokumentacji czy zasobów towarowych przedsiębiorstwa. Dlatego decydując się na usługi outsourcingowe warto przemyśleć, czy całkowite zlecenie realizacji zadania na zewnątrz będzie najkorzystniejszym rozwiązaniem dla firmy.
Oprócz oszczędności kosztów outsourcing niesie ze sobą również inną, bardzo ważną zaletę: gwarancję profesjonalizmu realizacji usługi. Oczywiste jest, że celem każdego klienta firmy outsourcingowej jest jak najlepsze wykonanie powierzonego zadania. Wyspecjalizowany zespół posiadający doświadczenie w danej dziedzinie z pewnością spełni wszelkie oczekiwania zleceniodawcy.
Outsourcing jest to przede wszystkim komfort współpracy ze specjalistą bez potrzeby zatrudniania pracownika na etacie. Pozwala na korzystanie z dużej wiedzy i doświadczenia usługodawcy – przyznaje Magdalena Kreczmańska. Drugą ważną zaletą outsourcingu jest jego elastyczność. Może on polegać na obsłudze bieżącej lub realizacji poszczególnych projektów w zależności od potrzeb firmy.
Usługi dla każdego?
Decydując się na usługi outsourcingowe, należy przeanalizować, które zadania rzeczywiście mogą zostać zlecone firmom zewnętrznym. Z pewnością do tej grupy nie powinny należeć procesy decydujące o przewadze konkurencyjnej przedsiębiorstwa, identyfikujące określony charakter firmy na rynku. Wiele wątpliwości wzbudza również zlecanie na zewnątrz zadań z zakresu finansów. W przypadku chęci skorzystania z usług firm zewnętrznych w zakresie działań, które mogą mieć zasadniczy wpływ na przyszłość firmy, należy zachować szczególną ostrożność przy wyborze właściwego zleceniobiorcy.
Oprócz sprawdzenia informacji o firmie w Internecie, warto także spotkać się i porozmawiać z jej przedstawicielem przed podpisaniem umowy. Szczególnie, jeśli przedmiotem outsourcingu mają być duże kontrakty lub jeśli w grę wchodzi stała współpraca – podpowiada Magdalena Kreczmańska. Dobrze działają rekomendacje uzyskane od osób czy firm, które już korzystały z danej oferty. Oczywiście w przypadku drobnych usług spotkanie nie zawsze jest konieczne i można je zastąpić rozmową telefoniczną.
Ponadto warto zwrócić uwagę na zakres odpowiedzialności firmy, której zostaną zlecone konkretne procesy. Posiadanie przez firmę outsourcingową solidnego ubezpieczenia wprawdzie nie zagwarantuje uniknięcia ewentualnych pomyłek, ale będzie stanowiło zabezpieczenie na wypadek, gdyby takowe się pojawiły.
Co do zasady, za jakość usług odpowiada usługodawca. Nie zawsze są to jednak sytuacje oczywiste. Wtedy należy zastanowić się nad tym, jak pewne procesy usprawnić, aby zapobiegać powtarzaniu błędów po obu stronach – zaznacza Magdalena Kreczmańska. Zadaniem firm outsourcingowych jest świadczenie usług zgodnie z najlepszą posiadaną wiedzą i doświadczeniem oraz działanie w interesie klienta. W branżach najbardziej wrażliwych na błędy stosuje się ubezpieczenia OC przedsiębiorcy. To bardzo dobre rozwiązanie, zwłaszcza dla firm księgowych oraz IT – dodaje.