Vantage Development S.A. logoSpectra Development logoGdańska Fundacja Przedsiębiorczości logoPrzedsiębiorstwo Budowlane START logoCity Space logoArt-Deweloper Sp. z o.o. logoFlowcrete Polska Sp. z o.o. logoVastint Poland Sp. z o.o. logoBałtyckie Centrum Biznesu Sp. z o.o. logoMIX Biura Sp. z o.o. sp.k. logoPorto Office A Sp. z o.o. logoCOTEX Office Centre logoAluprof S.A. logoNowy Styl Group logoDEVCO Sp. z.o.o. logoBusiness House logoHAVRE Sp. z o.o. logoARTSERVIS sp. z o.o. logoWEKTRA HOLDING Sp. z o.o. logoINTER-MAR Stanisław Marzec logoTorus logoOlivia Business Centre logoFabryka Mebli Biurowych MDD logoDom-Bud M. Szaflarski Spółka Jawna logoForbo Flooring Systems Polska logoINTER-BUD logoKinnarps Polska Sp. z o.o. logoINTERBIURO logoArchicom logoPodium Investment logoFYI Commercial Consulting logoAgrobex Sp. z o.o. logoUNIMOR Development S.A. logoTétris Poland logoKontor logo
Kuczek-Maruta Kancelaria Radców Prawnych logo

Jak uszczuplić biur(k)o?

Artykuł

Wystarczy kilka prostych zasad, by pracownicy oszczędzali czas, mniej się męczyli, a przy tym pracowali szybciej i skuteczniej.

Jeśli na biurku rośnie bałagan, przeniesienie potrzebnego dokumentu zajmuje dużo czasu, a do drukarki od rana ustawia się kolejka, to gołym okiem widać, że pracownicy tracą czas – mówi Katarzyna Szczupał-Vieweg, prezes firmy Staufen Polska. Wtedy przyda się wdrożenie kilku zasad lean management - koncepcji zarządzania, której wdrożenie ułatwia uzyskanie oczekiwanej wartości po jak najniższym koszcie i przy wykorzystaniu minimalnej ilości zasobów. A to wszystko dzięki wyeliminowaniu czynności, które są, a nie muszą być wykonywane.

 

Od czego zacząć „wyszczuplanie” biura?

 

Uporządkowanie i ustandaryzowanie biurek

System szuflad musi być pojemny, umożliwiać logiczną segregację dokumentów i łatwe wyciąganie przedmiotów, lekko się otwierać i tak samo zamykać. Z naszych doświadczeń wynika, że najlepiej sprawdzają się systemy modułowe, które łatwo dostosować do swoich potrzeb – mówi Magdalena Dymek z firmy Häfele, produkującej i dystrybuującej okucia meblowe. Na biurku powinny znaleźć się rzeczy niezbędne (telefon, długopis, notatnik), a te rzadziej potrzebne (zszywacz, spinacze itp.) mogą leżeć w dostępnej dla wszystkich szafie.

 

Umieszczenie monitora na specjalnym wysięgniku

Dzięki temu pracownik będzie dbał o swój kręgosłup, a przy tym wyjdzie z pracy mniej zmęczony. Dobrze jest, jeśli takie ramię pozwala regulować orientację monitora w pionie, poziomie, a także przybliżać i oddalać – komentuje Magdalena Dymek. Zasada ta pozwoli ponadto zaoszczędzić miejsce na biurku i uzyskać nawet 40 proc. powierzchni.

 

Tablica z harmonogramem

Informacja, kto danego dnia jest w firmie, a kto wziął urlop, ułatwi planowanie zadań pozostałym pracownikom.

 

Wspólne sprzęty w centrum

Drukarki, kserokopiarki czy skanery powinny stać w centralnym miejscu, tak aby każdy z pracowników miał do nich łatwy i szybki dostęp. Dwie drukarki można ustawić też w dwóch przeciwległych miejscach biura.

 

Kanban

W języku japońskim kanban oznacza szyld informujący. Taki szyld, tabliczka czy zwyczajna kartka może być znakiem, że kończy się np. papier do drukarki. Jeśli na półce jest miejsce dla 4 ryz papieru, to na pierwszej ryzie od dołu kładziemy kanban (np. żółtą kartkę), a na nim kolejne trzy ryzy. Gdy te się skończą, pracownik przynosi kanban do osoby zamawiającej papier, by wiedziała, że niedługo skończy się zapas. Kanban można przełożyć na wiele aspektów pracy biurowej. Należy tylko obliczyć, kiedy powinniśmy złożyć odpowiednie zamówienia, żeby nie zdarzyło się tak, że zrobimy to za późno – mówi Katarzyna Szczupał-Vieweg. – Z kolei jeśli zrobimy to zbyt wcześnie, to powstanie zapas, który będzie wymagał dodatkowej przestrzeni i czasu pracowników, a to generuje niepotrzebne koszty.

 

Z badań przeprowadzonych przez firmę Citrix wynika, że niefunkcjonalnie urządzone biuro, wymagające nieproduktywnych czynności, związanych np. z szukaniem wolnej sali konferencyjnej, odpowiedniego miejsca do pracy czy potrzebnych akurat dokumentów, powoduje stratę 17 dni roboczych w ciągu roku. Kilka prostych zasad może poprawić produktywność pracowników, a co za tym idzie - również finanse przedsiębiorców.

 

Zobacz także: Źle urządzone biuro to strata aż 17 dni roboczych


0.0
Tagi:
Napisz pierwszy komentarz
mantra