Patrząc na pracujących tu specjalistów – konsultantów, architektów, projektantów – biuro to hub wiedzy o tym, jak projektować meble biurowe i przestrzenie pracy. Nic dziwnego, że stworzenie tej przestrzeni było punktem honoru dla firmy. Dziś organizacja odsłania swoje wnętrza i tłumaczy, jak nie tylko osiągać, ale i mierzyć sukces nowego biura.
Grupa Nowy Styl jest europejskim liderem kompleksowych rozwiązań meblowych. Firma doradza klientom w aranżowaniu biurowych przestrzeni. Opierając się na zdobywanym przez prawie trzy dekady know-how, organizacja świadomie podeszła do projektu stworzenia własnego biura. Eksperci Grupy Nowy Styl dzielą się dziś doświadczeniem z procesu i odpowiadają m.in. na pytania, od czego zacząć zmianę biura, z jakimi wyzwaniami należy się zmierzyć, czy jak projektować przestrzeń, która odpowie na potrzeby organizacji.
Definiowanie problemów i celów
92 proc. – tylu pracowników Grupy Nowy Styl jest dziś zadowolonych ze swojego miejsca pracy. Ale nie zawsze tak było. Przed zmianą firma posiadała trzy dość przypadkowe lokalizacje rozproszone w różnych częściach Krakowa, co dla wielu pracowników były niewygodne i niepraktyczne. Czas tracony na przejazdy między biurami, nieporozumienia wynikające z komunikacji mailowej, coraz ciaśniejsza przestrzeń w miarę powiększania się zespołów – to bolączki, które doskwierały pracownikom, a w skali organizacji były poważnym problemem.
Jesteśmy firmą międzynarodową, działającą na wielu rynkach. Żeby osiągać sukcesy, potrzebujemy szybkiego przepływu informacji i możliwości bieżącej współpracy – podkreśla Adam Krzanowski, prezes Grupy Nowy Styl, którego gabinet także mieści się w nowym biurze.
Zarządzający zdecydowali się na szczegółowe badanie problemów i potrzeb krakowskich zespołów. To właśnie wyniki analiz ilościowych i jakościowych, które przeprowadził wewnętrzny dział Workplace Research & Consulting, były twardą podstawą do podjęcia decyzji o nowym biurze i określenia założeń przedsięwzięcia. Powołano multidyscyplinarny zespół projektowy, który kompleksowo zarządzał projektem.
Jedno biuro dla różnych potrzeb
Dziesięć miesięcy później 120 osób rozpoczęło pracę w nowych wnętrzach. Na jednym piętrze biurowca przy ul. Jasnogórskiej 9 w Krakowie spotkały się wszystkie zespoły Grupy Nowy Styl z Krakowa. Na pracowników czekały nie tylko estetyczne i przestronne wnętrza, ale też dopasowane do zróżnicowanych potrzeb przestrzenie do pracy.
Stworzenie jednego biura dla zespołów o różnej specyfice pracy to nie lada wyzwanie. Tymczasem analizy wykazały, że w naszych krakowskich działach dominują trzy style pracy. Chcieliśmy być pewni, że zaspokoimy potrzeby wszystkich, dlatego zdecydowaliśmy się na hybrydowy model biura. Znalazły się w nim zarówno zamknięte wieloosobowe pokoje, jak i przestrzenie open space z przypisanymi miejscami pracy oraz strefy desk-sharing, w których pracownicy mobilni współdzielą biurka – mówi Ewelina Solecka, Workplace Consulting manager.
Przy każdym stanowisku pracy stanęły biurka sit-to-stand i zaawansowane ergonomicznie krzesła. Niedaleko nich – miejsca do spotkań, tych formalnych i spontanicznych, sprzyjających integracji, a także pokoje do pracy w ciszy i budki telefoniczne. Sercem biura stała się wypełniona zielenią kuchnia – Food Garden, pomieszczenie o powierzchni 100 mkw., miejsce regeneracji, współpracy i firmowej integracji oraz świętowania.
Pomiar efektów
Pierwsze reakcje pracowników po otwarciu drzwi do nowego biura, były bardzo entuzjastyczne. Jednak nie osiedliśmy na laurach. Tak jak każde działanie biznesowe, projekt nowego biura powinien zakończyć się ewaluacją. Dlatego jako zespół projektowy przeprowadziliśmy badanie satysfakcji po pięciu miesiącach pracy biura – dodaje Ewelina Solecka.
Wśród pytań ankiety były te same, które zadano pracownikom przed przeprowadzką. To pozwoliło na jasną ocenę osiągniętej zmiany. Aspekty, jakie oceniała firma, były dostosowane do założonych celów projektu:
- Satysfakcja: 92 proc. pracowników jest zadowolonych z nowego biura, z czego 59 proc. stanowią osoby bardzo zadowolone.
- Komfort spotkań: 98 proc. pracowników znajduje w nowym biurze komfortowe miejsce do spotkań.
- Przepływ informacji: 80 proc. pracowników po przeprowadzce do nowego biura zauważyło poprawę szybkości przepływu informacji.
- Efektywność pracy: 76 proc. pracowników zauważyło dzięki zmianie biura poprawę efektywności swojej pracy.
- Motywacja pracowników: Nowe biuro pozytywnie wpłynęło na motywację 70 proc. pracowników.
- Atmosfera w zespole: 92 proc. pracowników dzięki nowej przestrzeni lepiej poznało osoby, z którymi współpracowali; Według 72 proc. pracowników nowe biuro poprawiło atmosferę pracy.
Powyższe wyniki to tylko wybrane dane, która Grupa Nowy Styl zgromadziła podczas pracy nad projektem. Dziś firma chce dzielić się zdobytym doświadczeniem. Zaprasza do korzystania z materiałów prezentujących uniwersalne narzędzia i metody, dzięki którym organizacje mogą krok po kroku stworzyć biuro szyte na własną miarę. I otwiera się na gości, którzy chcą na żywo porozmawiać o prowadzeniu podobnych projektów.
Grupa Nowy Styl
Jesteśmy europejskim liderem w zakresie kompleksowych rozwiązań meblowych dla przestrzeni biurowych oraz miejsc użyteczności publicznej. Unikatowy model biznesowy naszej firmy pozwala dostarczać klientom usługę wyposażania wnętrz w oparciu o dogłębną analizę specyfiki i potrzeb klienta, efektywności, organizacji pracy, ergonomii i akustyki. Dzięki doświadczeniu oraz zapleczu technologiczno-produkcyjnemu każda oferta jest „szyta na miarę".
Dobre zrozumienie potrzeb klientów, innowacyjność i otwarta na zmiany kultura organizacyjna doprowadziły nas na pozycję jednej z największych i najbardziej dynamicznie rozwijających się firm w swojej branży w Europie z przychodami ze sprzedażą ponad 380 mln euro rocznie. Posiadamy własną, międzynarodową sieć dystrybucyjną obejmującą lokalne struktury sprzedaży w 16 krajach na wszystkich najważniejszych rynkach europejskich i na Bliskim Wschodzie. Zatrudniając lokalnych menedżerów i pracowników, maksymalnie skutecznie docieramy do klientów, dopasowując ofertę i zapewniając profesjonalny serwis.
Codziennie wyposażamy nowe biurowce, centra konferencyjne, kina, stadiony, obiekty muzyczne, sportowe i wielofunkcyjne. Na liście referencyjnej figurują m.in. międzynarodowe korporacje takie jak DS Smith, Honeywell, Deloitte czy ABB, instytucje kulturalne, np. NOSPR w Katowicach czy Opera w Monachium oraz stadiony w Polsce i Francji, na których odbyły się Mistrzostwa Europy w Piłce Nożnej w 2012 r. i 2016 r. Na naszych siedziskach zasiądą też kibice na 6 z 7 stadionów budowanych na Mistrzostwa Świata w Piłce Nożnej w Katarze.
Aby sprostać gustom i potrzebom klientów na całym świecie, nasze portfolio tworzy 8 marek produktowych: Nowy Styl, BN Office Solution, Grammer Office, Rohde & Grahl, Sitag, Kusch+Co, Forum Seating i Stylis. Rozwiązania meblowe oraz wiedzę o organizacji nowoczesnych biur prezentujemy w Office Inspiration Centre w Krakowie, gdzie spotykamy się z klientami, szkolimy i inspirujemy. Dodatkowo posiadamy 29 showroomów zlokalizowanych m.in. w Warszawie, Londynie, Paryżu, Düsseldorfie, Monachium, Pradze, Bratysławie i Dubaju.
Swoje produkty wytwarzamy w kilkunastu zakładach produkcyjnych wyposażonych w najnowocześniejsze technologie, zlokalizowanych w Polsce, Niemczech, Szwajcarii, na Ukrainie, w Rosji i Turcji.