Załóżmy, że pracodawca regularnie przekazuje informacje zwrotne swoim pracownikom. Czy systematyczność wystarczy? Istnieje coś takiego, jak dobry i efektywny feedback?
Regularność feedbacku to ważna, ale nie najbardziej istotna kwestia. Co to w ogóle znaczy: regularny? Raz na dzień, tydzień, miesiąc, pół roku, rok... Oprócz planowanych spotkań i rozmów rozwojowych warto tutaj pamiętać o regularności w innym znaczeniu: udzielam feedbacku za każdym razem, gdy obserwuję zachowanie, które albo wymaga poprawy, albo jest warte docenienia. Regularnie w tym ujęciu znaczy zawsze, gdy jest taka potrzeba. Obserwuję czasem bardzo niepokojące sytuacje, gdy menedżer dostrzega jakieś niewłaściwe zachowanie pracownika, ale nie reaguje od razu i zatrzymuje swoje przemyślenia dla siebie. Przemyślenia te znajdują ujście później, często w zdecydowanie mniej adekwatnych okolicznościach, bez odniesienia do konkretnej sytuacji. I feedback okazuje się niezrozumiały. Ważny jest także sposób, w jaki udzielamy informacji zwrotnej oraz to, czy rozwijamy swoje umiejętności w tym zakresie.
O czym należy pamiętać, by przekazać pracownikom efektywną informację zwrotną?
Warto pamiętać o 5 podstawowych krokach, dzięki którym nasza informacja zwrotna będzie efektywna. Po pierwsze, należy przygotować się do rozmowy – czasami wystarczą 2 minuty, by przyjrzeć się sytuacji i zebrać fakty, do których będziemy się odnosić. Informacja zwrotna, której będziemy udzielać, zyska na wiarygodności w oczach odbiorcy, jeśli będziemy konkretni, rzeczowi i przygotowani. Poza tym należy mówić w pierwszej osobie – jeśli menedżer mówi bezosobowo, drugi uczestnik spotkania nie odbierze w pełni przekazu lub zinterpretuje go na swój sposób. Ważne jest także zadawanie pytań. Więcej można zyskać prowadząc rozmowę, zadając pytania, doprecyzowując stanowisko pracownika, niż wygłaszając suchy monolog. Kolejny ważny punkt to rezygnacja z postawy atakującej. Gdy przejdziesz do ataku, robienia wyrzutów, emocje w rozmowie wezmą górę i osiągniesz efekt wręcz odwrotny od zamierzonego. Na koniec: trzeba podziękować za rozmowę – a także za zaangażowanie i poświęcony czas. Istnieje też kilka technik ułatwiających udzielanie informacji zwrotnej – np. tzw. metoda GOLD. Na naszej stronie internetowej czteryp.pl menadżerowie znajdą więcej informacji na ten temat.
Jak przygotować się do rozmowy, w której chcemy przekazać pracownikom informację zwrotną? Od czego należy zacząć?
Po pierwsze – fakty i analiza sytuacji. Niezależnie od tego, czy ma to być rozmowa doceniająca pracownika, czy też rozmowa, podczas której chcesz wpłynąć np. na zmianę pewnych zachowań. Odpowiednie przygotowanie się do rozmowy, zebranie faktów, konkretnych zachowań, czasami nawet konkretnych zwrotów, wypowiedzi, pozwoli uniknąć koncentrowania się na emocjach, które w przypadku informacji zwrotnej potrafią nieźle namieszać.
Warto pamiętać o wspomnianym wcześniej odpowiednim przygotowaniu - niezależnie od wagi sytuacji. Wiadomo jednak, że inną ilość czasu poświęcimy na przygotowanie się do rozmowy z handlowcem podsumowującej jego miesiąc sprzedażowy, a inną – kiedy widzimy, że pracownik spóźnił się na ważne spotkanie z klientem.
Niezależnie od tego, czy czas przygotowania będzie krótki czy długi – aby feedback był skuteczny, etap przygotowania do rozmowy musi nastąpić zawsze.