Ekologia i efektywność – one idą w parze
Wybierając nową siedzibę dla swojej firmy warto zwrócić uwagę na kilka aspektów. Po pierwsze – ekologia i energooszczędność. Najlepiej rozważyć wynajem powierzchni w tzw. zielonych biurowcach, certyfikowanych przez BREEAM, LEED, DGNB czy MINERGIE. Energooszczędne, doświetlanie światłem dziennym, wyposażone w nowoczesne systemy wentylacji i klimatyzację poprawią nie tylko komfort pracy (a zatem też efektywność pracowników), ale wpłyną również na zmniejszenie kosztów eksploatacji. Doskonale obrazują to wyniki badań przeprowadzonych przez Herschong Mahone Group, z których wynika, że dostęp do światła dziennego redukuje czas trwania zwolnień zdrowotnych o 3 dni w ciągu roku, a odpowiednia wentylacja podnosi efektywność o 11 proc.
Dla reprezentantów generacji Millenium biuro to nie tylko miejsce pracy, ale znacząca część ich życia. Musi zatem odpowiadać ich potrzebom i przekonaniom, wśród których ekologia zajmuje szczególne miejsce. Zatem praca w firmie wdrażającej strategię zrównoważonego rozwoju, m.in. poprzez posiadanie siedziby w nowoczesnym, zielonym budynku, ma dla nich istotne znaczenie. Potwierdza to badanie OXYGENZ przeprowadzone przez Johnson Controls, w którym aż 96 proc. respondentów w wieku od 18 do 25 lat zadeklarowało takie oczekiwania wobec przyszłego miejsca pracy – potwierdza Anna Mikołajczyk, Wiceprezes Zarządu Mikomax Smart Office.
Centrum czy peryferie?
Istotna jest także lokalizacja biurowca. Należy sprawdzić, czy stwarza ona właściwe warunki dla firmowej floty. Kluczowa jest ilość miejsc parkingowych oraz możliwość jej zwiększania w przyszłości. Zwróćmy też uwagę, w jaki sposób położenie biura wpłynie na jakość realizacji przez pracowników zadań. Przykładowo, centra miast charakteryzują się względną bliskością urzędów oraz instytucji publicznych, ale też dużymi korkami w godzinach szczytu. Przeniesienie siedziby do prestiżowej lokalizacji przy głównej ulicy pomoże budować jej markę, ale może negatywnie wpłynąć na efektywność pracy przedstawicieli handlowych, podróżujących każdego dnia samochodem na kilka spotkań poza siedzibą firmy – mówi Bartłomiej Dębski, Prezes Zarządu polskiego oddziału firmy Cartrack, będącej jednym z globalnych liderów monitoringu GPS obsługującego na całym świecie ponad 500 tys. pojazdów.
Aranżacja – ważny przystanek na drodze do sukcesu
W badaniu przeprowadzonym przez Mikomax Smart Office 65 proc. osób zatrudnionych w polskich firmach świadczących nowoczesne usługi dla biznesu, wskazało, że wygląd i organizacja stanowiska pracy są ważne, przy czym mniej niż 20 proc. z nich zgadza się ze stwierdzeniem, iż obecne biuro wspiera go w efektywnym działaniu. Z drugiej strony z analiz Cushman & Wakefield wynika, że 56 proc. firm planujących przeprowadzkę rozważa zmiany w aranżacji biura, ufając, iż wpłynie ona na lepszą efektywności zespołu. Potwierdza to Zuzanna Mikołajczyk, Dyrektor Marki i Członek Zarządu Mikomax Smart Office twierdząc, że: przeprowadzka do nowego biura i jego optymalna aranżacja może wygenerować istotny wzrost produktywności zespołu, co przełoży się na efekt biznesowy.
Poszukując nowej powierzchni dla przedsiębiorstwa nie sposób nie uwzględnić jego specyfiki, spoglądając przy tym w przyszłość co najmniej o kilka lat, w czasie których liczba pracowników i sposób ich pracy może ulec zmianie. Dobrym rozwiązaniem może okazać się tzw. elastyczna przestrzeń biurowa uwzględniająca nowe trendy: coraz popularniejszy w Polsce elastyczny czas pracy, pracę zdalną, a także koncepcję Activity-Based Workplace oznaczającą biuro podzielone na strefy, np. do pracy kreatywnej i pracy wymagającej skupienia, z których każda może być urządzona nieco inaczej. Powierzchnię typu open space warto wyposażyć w biurka ze ściankami działowymi, pomagającymi pracownikowi lepiej skupić się na własnych zadaniach. Ważne są też kolory – żółty może sprzyjać integracji, a pomarańczowy wpłynie na kreatywność. Urządzając przestrzeń nie można pominąć strefy przeznaczonej do relaksu - coraz więcej agencji PR wyposaża je np. w stoły do ping-ponga czy rzutki.
DNA firmy
Biuro powinno być dostosowane do potrzeb pracowników. Aby poprawnie je rozpoznać, warto skorzystać z pomocy profesjonalnych firm, zajmujących się adaptacją powierzchni biurowej. Każda firma ma swoje specyficzne DNA, dlatego rozwiązania standardowe, jak np. open space, nie w każdym przypadku się sprawdzą -– mówi Zuzanna Mikołajczyk. Różne potrzeby względem przestrzeni biurowej występują przecież nawet w poszczególnych działach tych samych organizacji. Poznanie tych indywidualnych uwarunkowań ma kluczowe znaczenie dla optymalizacji przestrzeni biurowej. Dlatego do analizy oczekiwań i potrzeb poszczególnych firm wykorzystujemy niezależne narzędzie badawcze. Ankieta online, której wypełnienie trwa około 11 minut, pozwala zebrać opinie pracowników nawet największych organizacji na temat czynności, jakie najczęściej podejmują będąc w biurze, stopnia, w jakim miejsce pracy wspiera ich w realizacji tych działań oraz oczekiwań co do wyglądu i aranżacji korporacyjnej przestrzeni – wyjaśnia Zuzanna Mikołajczyk.
Warto pamiętać, że zmiana lokalizacji stwarza przedsiębiorstwom szereg nowych możliwości: lepsze rozplanowanie przestrzeni biurowej, wdrożenie nowych rozwiązań czy wreszcie okazję do zaaranżowania biura w sposób zgodny ze światowymi trendami i, przede wszystkim, efektywnie wspierający pracowników w realizacji celów firmy.