Zmiany
Człowiek z natury zazwyczaj negatywnie nastawia się do zmian, ponieważ wydaje mu się, że straci poczucie bezpieczeństwa związane z funkcjonowaniem w dobrze znanym otoczeniu. Również przy zmianie biura lub rearanżacji obecnej przestrzeni pojawić się może opór ze strony zespołu. Najlepszą metodą używaną w zarządzaniu zmianą jest zaangażowanie pracowników w proces, po to, by czuli się współtwórcami projektu.
Użytkownik w centrum uwagi
Zgodnie z ideą projektowania zwaną human centered design, to użytkownik stoi w centrum, a jego potrzeby i oczekiwania są najważniejsze. Koncepcja ta charakteryzuje się kreatywnym podejściem do poszukiwania najlepszych rozwiązań, które sprawią, że projekt będzie maksymalnie dopasowany do realnych potrzeb jego użytkowników.
Zaangażowanie pracowników w proces aranżowania nowej przestrzeni biurowej może mieć wiele wymiarów. Choć ciężko wyobrazić sobie dopuszczenie wszystkich pracowników do projektu, warto pozostawić jakąś jego część inicjatywie pracowniczej.
Oczekujesz efektywnych zmian – zaangażuj pracowników
Najczęściej, przygotowując się do zmiany biura, firmy powołują multidyscyplinarną grupę projektową, składającą się ze specjalistów z zakresu zarządzania nieruchomościami, zakupów i administracji, komunikacji i marketingu oraz HR. Różnorodność perspektyw zapewnia kompleksowe podejście do projektu nowego biura oraz wspomaga jego skuteczną realizację. Czy to jednak wystarczy, aby projekt stał się sukcesem dla organizacji?
|
W procesie zarządzania zmianą warto uwzględnić następujące elementy: Komunikacja – regularne informowanie pracowników o poszczególnych etapach projektu. Współuczestnictwo – zaangażowanie pracowników w projekt poprzez zbadanie ich potrzeb oraz zapraszanie do różnych inicjatyw mających na celu współtworzenie nowej przestrzeni. Adaptacja – organizowanie przedsięwzięć oraz warsztatów ułatwiających poznanie funkcjonalności nowego biura, wypracowania zasad pracy w nowej przestrzeni. |
Współuczestnictwo
Firmy często organizują grupy projektowe, z którymi konsultowane są założenia nowego biura oraz projekty aranżacji. Warto wyselekcjonować z tej grupy kilku przedstawicieli, którzy będą tzw. ambasadorami, czyli osobami, które propagują zmiany oraz są łącznikiem pomiędzy szeregowymi pracownikami a kadrą zarządzającą, podejmującą finalne decyzje w projekcie. Często również daje się ludziom możliwość współtworzenia projektu poprzez konkursy na nazwy sal spotkań czy też motyw przewodni wybranych części biura. Efektem tego może być zaaranżowanie np. kantyny w stylu amerykańskiego baru, miejsca spotkań z fototapetą konstelacji gwiazd, czy też strefy relaksu pełne zieleni i ukrytych w niej hamaków. Wspólnie z jednym z naszych klientów, firmą z branży IT, zorganizowaliśmy warsztaty dla pracowników, które miały na celu poznanie ich potrzeb w zakresie przestrzeni biurowej. Efektem burzy mózgów było wypracowanie ciekawego rozwiązania – zaaranżowaliśmy przestronną strefę socjalną z chillout roomem, siłownią oraz biblioteką z miejscem do pracy w ciszy. Co więcej, kuchnię oddaliśmy we władanie pracownikom – mogli wybrać motyw przewodni, fototapety oraz inne dodatki – mówi Sebastian Osuch, Business Services Senior Manager w Grupie Nowy Styl.
Pracownicy, którzy czują się współtwórcami koncepcji przestrzeni biurowej, łatwiej przechodzą przez zmianę, a ich opór i negatywne nastawienie jest minimalizowane. Zbadanie ich potrzeb oraz zaproszenie do różnych inicjatyw, ma na celu umożliwienie im kreowania nowej przestrzeni.
- 1
- 2