Forbo pod logo

Źle urządzone biuro to strata aż 17 dni roboczych

Artykuł

fot. Mikomax Smart Office
fot. Mikomax Smart Office
Nieefektywnie zaprojektowane biuro to strata 17 dni roboczych w roku – wynika z badań Citrix.

Tyle zajmują nieproduktywne czynności, związane np. z szukaniem wolnej sali konferencyjnej, odpowiedniego miejsca do pracy, sprzyjającego skupieniu czy dokumentów, które gdzieś się zapodziały. Odpowiednia organizacja i aranżacja biur może zapobiec tym codziennym problemom, napotykanym przez każdą firmę niezależnie od wielkości, a dodatkowo wspomóc wykorzystanie potencjału zrekrutowanego zespołu - przypomnijmy, że według ostatniego raportu ManpowerGroup, blisko 30 proc. firm w Polsce ma problem ze znalezieniem odpowiednich specjalistów.

 

Jak wynika z przygotowanego przez Mikomax Smart Office raportu badawczego „Biura centrów nowoczesnych usług w opinii pracowników”, 84 proc. ankietowanych uważa, że biuro nie sprzyja efektywnemu wykonywaniu obowiązków. Z kolei badania Citrix pokazują, że niewłaściwie zaaranżowane biuro sprawia, że jego użytkownicy na nieproduktywnych czynnościach spędzają aż 17 dni roboczych w roku. Dla przedsiębiorców to już wymierna strata - komentuje Zuzanna Mikołajczyk, Dyrektor Marki, członek zarządu Mikomax Smart Office.

 

Dlaczego nie pracujemy w pracy?

 

Citrix zanalizował, na jakie czynności pracownicy biurowi najczęściej marnują czas. Wśród nich:

  • 20 min. tygodniowo pracownicy poświęcają na szukanie odpowiedniego miejsca do pracy, np. wolnej sali konferencyjnej;
  • 30 min. dziennie zajmują im próby skupienia się, ponieważ biura nie oferują odpowiednich warunków do samodzielnej pracy;
  • 5 min. miesięcznie pracownicy spędzają na poszukiwaniu potrzebnej dokumentacji.

 

Pomnożenie tych wyników przez liczbę dni, miesięcy i tygodni w roku, daje 17 straconych dni roboczych.

 

Kwestia efektywności pracowników współczesnych biur coraz częściej pojawia się w świecie biznesu. Ponad 3 mln internautów obejrzało na przykład wystąpienie Jasona Frieda podczas konferencji TED. Jego referat zatytułowany „Why work does not happen at work” („Dlaczego nie pracujemy w pracy”) skupiał się wokół tezy, że biuro jest miejscem najmniej sprzyjającym kreatywności i skupieniu, bowiem przebywające w nim osoby, za sprawą współpracowników są stale narażeni na bycie rozproszonym. Dobrym rozwiązaniem problemu nie wydaje się jednak wprowadzenie systemu home office – praca grupowa umożliwia wymianę myśli pomiędzy współpracownikami, a tym samym poprawia efektywność całego zespołu.

 

Większość pracowników, aby dobrze wykonywać swoje zadania, potrzebuje przestrzeni i do indywidualnej pracy w ciszy, i do wymiany myśli i spotkań w mniejszym lub większym gronie – ponieważ obie formy działania wzajemnie się uzupełnią. Dobre, sprzyjające efektywnej pracy biuro to wobec tego takie, które pozwala pracującym w nim osobom wykonywać różne formy aktywności nie przeszkadzając sobie nawzajem – komentuje Zuzanna Mikołajczyk.

 

Home office? Niekoniecznie

 

Badania CBRE pokazały, że w nowoczesnych organizacjach w tym samym czasie przebywa ok. 70 proc. pracowników, a liczba ta w przyszłości będzie prawdopodobnie rosła – na popularności zyskują m.in. różne formy telepracy. Odpowiedzią na problem jest m.in. koncepcja gorących biurek (z ang. hot desks) – stanowisk pracy, dzielonych przez specjalistów, którzy w danej chwili przebywają w siedzibie firmy i nie posiadają przypisanych sobie miejsc pracy. Zaoszczędzony w ten sposób metraż można przeznaczyć na pomieszczenia w znaczący sposób poprawiające jakość pracy w biurach, na które dotąd mogło nie być wystarczająco dużo miejsca. Są to m.in. komfortowe pomieszczenia służące do spotkań i wykonywania wspólnych zadań, interaktywne sale telekonferencyjne, atrakcyjne pomieszczenia socjalne - kawiarnie i kuchnie czy miejsca wypoczynku, wyciszone pokoje do pracy w skupieniu oraz tzw. budki telefoniczne, czyli małe pomieszczenia do wykonywania rozmów telefonicznych czy mini-telekonferencji – wyjaśnia Katarzyna Zawodna, Prezes Skanska Property Poland.

 

Efektywność pracowników zależy także od stopnia, w jakim odnajdują się oni w zespole, a także pozytywnych relacji z kolegami z firmy. Nie od dzisiaj wiadomo, że dobre zdrowie i samopoczucie pracowników ma istotny wpływ na efektywność ich pracy. Niemal całodzienny wysiłek umysłowy i konieczność utrzymania koncentracji na wysokim poziomie nie jest łatwym zadaniem, dlatego tak ważne jest odpowiednie zaaranżowanie przestrzeni biurowej urozmaicającej rutynowe obowiązki, zapewniającej zmiany i odpoczynek. Dobrym rozwiązaniem jest stworzenie przestrzeni biurowej wykorzystywanej wspólnie przez wszystkich pracowników w celach komunikacji, nawiązania kontaktów społecznych, a przede wszystkim dla chwili relaksu i odstresowania. Zróżnicowane i pełne życia pokoje spotkań inicjują spontaniczną współpracę, a przytulne bary i kawiarenki stały się jednymi z najczęściej odwiedzanych miejsc w biurach – mówi Michał Bielawski, Financial Controller, Infosys BPO Europe.

 

Ponad 5 mld kartek trafia do kosza

 

Na zwiększenie efektywności może wpłynąć także nawiązanie współpracy z zewnętrznym dostawcą nowoczesnych narzędzi informatycznych, pomagających uporać się z problemami związanymi z drukowaniem i przechowywaniem dokumentów, dzięki czemu pracownicy mają kontrolę nad dokumentacją firmy. Blisko 9 mln pracowników polskich firm marnuje co roku ponad 5 mld nieefektywnie wydrukowanych kartek formatu A4. Outsourcing druku to metoda eliminacji tego marnotrawstwa. Firmy, które zdecydowały się na współpracę z zewnętrznym specjalistą, zauważają obniżkę kosztów druku o nawet 40 proc. – mówi Maciej Nuckowski, Dyrektor Działu Usług w Xerox Polska.


4.0
Tagi: CBRE MIKOMAX
Napisz pierwszy komentarz
CubiForms
mantra