DEVCO Sp. z.o.o. logoVastint Poland Sp. z o.o. logoForbo Flooring Systems Polska logoBałtyckie Centrum Biznesu Sp. z o.o. logoPodium Investment logoHAVRE Sp. z o.o. logoKontor logoPorto Office A Sp. z o.o. logoCOTEX Office Centre logoArchicom logoFlowcrete Polska Sp. z o.o. logoKinnarps Polska Sp. z o.o. logoAgrobex Sp. z o.o. logoPrzedsiębiorstwo Budowlane START logoBusiness House logoFabryka Mebli Biurowych MDD logoDom-Bud M. Szaflarski Spółka Jawna logoOlivia Business Centre logoINTER-MAR Stanisław Marzec logoNowy Styl Group logoTorus logoSpectra Development logoINTERBIURO logoCity Space logoTétris Poland logoFYI Commercial Consulting logoINTER-BUD logoWEKTRA HOLDING Sp. z o.o. logoArt-Deweloper Sp. z o.o. logoAluprof S.A. logoUNIMOR Development S.A. logoGdańska Fundacja Przedsiębiorczości logoMIX Biura Sp. z o.o. sp.k. logoARTSERVIS sp. z o.o. logoVantage Development S.A. logo
Kuczek-Maruta Kancelaria Radców Prawnych logo

Źle urządzone biuro to strata aż 17 dni roboczych

Artykuł

fot. Mikomax Smart Office
fot. Mikomax Smart Office
Nieefektywnie zaprojektowane biuro to strata 17 dni roboczych w roku – wynika z badań Citrix.

Tyle zajmują nieproduktywne czynności, związane np. z szukaniem wolnej sali konferencyjnej, odpowiedniego miejsca do pracy, sprzyjającego skupieniu czy dokumentów, które gdzieś się zapodziały. Odpowiednia organizacja i aranżacja biur może zapobiec tym codziennym problemom, napotykanym przez każdą firmę niezależnie od wielkości, a dodatkowo wspomóc wykorzystanie potencjału zrekrutowanego zespołu - przypomnijmy, że według ostatniego raportu ManpowerGroup, blisko 30 proc. firm w Polsce ma problem ze znalezieniem odpowiednich specjalistów.

 

Jak wynika z przygotowanego przez Mikomax Smart Office raportu badawczego „Biura centrów nowoczesnych usług w opinii pracowników”, 84 proc. ankietowanych uważa, że biuro nie sprzyja efektywnemu wykonywaniu obowiązków. Z kolei badania Citrix pokazują, że niewłaściwie zaaranżowane biuro sprawia, że jego użytkownicy na nieproduktywnych czynnościach spędzają aż 17 dni roboczych w roku. Dla przedsiębiorców to już wymierna strata - komentuje Zuzanna Mikołajczyk, Dyrektor Marki, członek zarządu Mikomax Smart Office.

 

Dlaczego nie pracujemy w pracy?

 

Citrix zanalizował, na jakie czynności pracownicy biurowi najczęściej marnują czas. Wśród nich:

  • 20 min. tygodniowo pracownicy poświęcają na szukanie odpowiedniego miejsca do pracy, np. wolnej sali konferencyjnej;
  • 30 min. dziennie zajmują im próby skupienia się, ponieważ biura nie oferują odpowiednich warunków do samodzielnej pracy;
  • 5 min. miesięcznie pracownicy spędzają na poszukiwaniu potrzebnej dokumentacji.

 

Pomnożenie tych wyników przez liczbę dni, miesięcy i tygodni w roku, daje 17 straconych dni roboczych.

 

Kwestia efektywności pracowników współczesnych biur coraz częściej pojawia się w świecie biznesu. Ponad 3 mln internautów obejrzało na przykład wystąpienie Jasona Frieda podczas konferencji TED. Jego referat zatytułowany „Why work does not happen at work” („Dlaczego nie pracujemy w pracy”) skupiał się wokół tezy, że biuro jest miejscem najmniej sprzyjającym kreatywności i skupieniu, bowiem przebywające w nim osoby, za sprawą współpracowników są stale narażeni na bycie rozproszonym. Dobrym rozwiązaniem problemu nie wydaje się jednak wprowadzenie systemu home office – praca grupowa umożliwia wymianę myśli pomiędzy współpracownikami, a tym samym poprawia efektywność całego zespołu.

 

Większość pracowników, aby dobrze wykonywać swoje zadania, potrzebuje przestrzeni i do indywidualnej pracy w ciszy, i do wymiany myśli i spotkań w mniejszym lub większym gronie – ponieważ obie formy działania wzajemnie się uzupełnią. Dobre, sprzyjające efektywnej pracy biuro to wobec tego takie, które pozwala pracującym w nim osobom wykonywać różne formy aktywności nie przeszkadzając sobie nawzajem – komentuje Zuzanna Mikołajczyk.

 

Home office? Niekoniecznie

 

Badania CBRE pokazały, że w nowoczesnych organizacjach w tym samym czasie przebywa ok. 70 proc. pracowników, a liczba ta w przyszłości będzie prawdopodobnie rosła – na popularności zyskują m.in. różne formy telepracy. Odpowiedzią na problem jest m.in. koncepcja gorących biurek (z ang. hot desks) – stanowisk pracy, dzielonych przez specjalistów, którzy w danej chwili przebywają w siedzibie firmy i nie posiadają przypisanych sobie miejsc pracy. Zaoszczędzony w ten sposób metraż można przeznaczyć na pomieszczenia w znaczący sposób poprawiające jakość pracy w biurach, na które dotąd mogło nie być wystarczająco dużo miejsca. Są to m.in. komfortowe pomieszczenia służące do spotkań i wykonywania wspólnych zadań, interaktywne sale telekonferencyjne, atrakcyjne pomieszczenia socjalne - kawiarnie i kuchnie czy miejsca wypoczynku, wyciszone pokoje do pracy w skupieniu oraz tzw. budki telefoniczne, czyli małe pomieszczenia do wykonywania rozmów telefonicznych czy mini-telekonferencji – wyjaśnia Katarzyna Zawodna, Prezes Skanska Property Poland.

 

Efektywność pracowników zależy także od stopnia, w jakim odnajdują się oni w zespole, a także pozytywnych relacji z kolegami z firmy. Nie od dzisiaj wiadomo, że dobre zdrowie i samopoczucie pracowników ma istotny wpływ na efektywność ich pracy. Niemal całodzienny wysiłek umysłowy i konieczność utrzymania koncentracji na wysokim poziomie nie jest łatwym zadaniem, dlatego tak ważne jest odpowiednie zaaranżowanie przestrzeni biurowej urozmaicającej rutynowe obowiązki, zapewniającej zmiany i odpoczynek. Dobrym rozwiązaniem jest stworzenie przestrzeni biurowej wykorzystywanej wspólnie przez wszystkich pracowników w celach komunikacji, nawiązania kontaktów społecznych, a przede wszystkim dla chwili relaksu i odstresowania. Zróżnicowane i pełne życia pokoje spotkań inicjują spontaniczną współpracę, a przytulne bary i kawiarenki stały się jednymi z najczęściej odwiedzanych miejsc w biurach – mówi Michał Bielawski, Financial Controller, Infosys BPO Europe.

 

Ponad 5 mld kartek trafia do kosza

 

Na zwiększenie efektywności może wpłynąć także nawiązanie współpracy z zewnętrznym dostawcą nowoczesnych narzędzi informatycznych, pomagających uporać się z problemami związanymi z drukowaniem i przechowywaniem dokumentów, dzięki czemu pracownicy mają kontrolę nad dokumentacją firmy. Blisko 9 mln pracowników polskich firm marnuje co roku ponad 5 mld nieefektywnie wydrukowanych kartek formatu A4. Outsourcing druku to metoda eliminacji tego marnotrawstwa. Firmy, które zdecydowały się na współpracę z zewnętrznym specjalistą, zauważają obniżkę kosztów druku o nawet 40 proc. – mówi Maciej Nuckowski, Dyrektor Działu Usług w Xerox Polska.


0.0
Tagi: CBRE MIKOMAX
Napisz pierwszy komentarz
mantra