Porto Office A Sp. z o.o. logoAluprof S.A. logoDom-Bud M. Szaflarski Spółka Jawna logoDEVCO Sp. z.o.o. logoMIX Biura Sp. z o.o. sp.k. logoSpectra Development logoBusiness House logoKinnarps Polska Sp. z o.o. logoINTER-BUD logoARTSERVIS sp. z o.o. logoOlivia Business Centre logoKontor logoVantage Development S.A. logoArchicom logoCity Space logoFabryka Mebli Biurowych MDD logoForbo Flooring Systems Polska logoAgrobex Sp. z o.o. logoPrzedsiębiorstwo Budowlane START logoGdańska Fundacja Przedsiębiorczości logoUNIMOR Development S.A. logoPodium Investment logoVastint Poland Sp. z o.o. logoFlowcrete Polska Sp. z o.o. logoFYI Commercial Consulting logoTorus logoINTER-MAR Stanisław Marzec logoTétris Poland logoBałtyckie Centrum Biznesu Sp. z o.o. logoArt-Deweloper Sp. z o.o. logoINTERBIURO logoWEKTRA HOLDING Sp. z o.o. logoCOTEX Office Centre logoNowy Styl Group logoHAVRE Sp. z o.o. logo
Kuczek-Maruta Kancelaria Radców Prawnych logo

Metamorfoza biura: Nie taki właściciel straszny...

|
Granty finansowe i wsparcie czy konflikty i niezgoda - jak wyglądają stosunki najemcy z właścicielem podczas remontu?
Paweł Kochański
Paweł Kochański

O relacjach właściciela z najemcą podczas remontu opowie Paweł Kochański, Key Account Manager z firmy Interbiuro w drugiej części cyklu rozmów z ekspertami "Metamorfoza biura".

 

Jak wyglądają początkowe relacje między właścicielem obiektu biurowego a nowym najemcą? Czy uczestniczą Państwo aktywnie w tych rozmowach?

Interbiuro to firma, która aranżuje i realizuje powierzchnie biurowe. Dlatego też w jakichkolwiek rozmowach uczestniczymy dopiero w momencie decyzji najemcy o wyborze konkretnej powierzchni – nigdy w procesie negocjacyjnym lub inicjującym. Naszym zadaniem jest oprowadzenie nowych najemców po powierzchniach projektowanych i wykonywanych przez naszą firmę w danym budynku oraz wprowadzenie ich w przebieg prac. Pokazujemy materiały wykończeniowe będące standardem budynku i tym samym zapoznajemy się z indywidualnymi potrzebami nowego najemcy.

Często, oprócz nas, oprowadzającymi po obiekcie są osoby z firmy, dla których prowadziliśmy prace remontowe. Mogą one z własnego doświadczenia opowiedzieć o przebiegu remontu, a także wskazać rozwiązania, jakie zastosowano w ich biurze. Takie relacje są zazwyczaj bardzo cenione przez naszych klientów.

Czy granty finansowe przyznawane najemcy od właściciela w ramach remontu są popularne?

Wszystko zależy od umowy jaką zaproponuje właściciel. Właściciele często w ramach wynajmu oferują najemcy, iż wezmą na siebie część kosztów wykończenia biura i dostosowanie go do jego konkretnych potrzeb. Dla właściciela zyskiem z takiego rozwiązania jest podniesienie wartości posiadanej powierzchni, natomiast dla najemcy - brak konieczności samodzielnego prowadzenia procesu projektowo–remontowego, na którym może się nie znać lub po prostu nie mieć na niego czasu.

Korzystny jest również brak możliwości negatywnego wpływu na zamontowane w budynku instalacje, a także wykluczenie niezgodnej ich przebudowy. Do takiej sytuacji mogłoby dojść w przypadku braku kontroli nad firmą wykonawczą, wynajętą przez najemcę, która nie zna ani budynku, ani standardu zastosowanych materiałów i instalacji.

Czy tego typu granty może również otrzymać najemca na remont po kilku latach użytkowania powierzchni?

Często spotykam się z sytuacjami, w których, w przypadku przedłużania umowy, właściciel kolejny raz pokrywa część kosztów zmian w biurze najemcy. Powodem takiego działania jest chęć utrzymania zajętej powierzchni, a także możliwość ewentualnej adaptacji powierzchni na potrzeby kolejnego nowego  najemcy. Dodatkowo, koszty prac związanych z przebudową biura nie są już tak wysokie jak w przypadku adaptacji pierwotnej.

Po kilku latach powierzchnie biurowe powinny przechodzić proces remontowy, przynajmniej w obszarach komunikacyjnych. Spowodowane jest to intensyfikacją użytkowania tych przestrzeni i świadomość tego ma zarówno właściciel, jak i najemca.

W jaki inny sposób właściciel może pomóc najemcy podczas remontu?

Niemal zawsze nad przebiegiem prac czuwa przedstawiciel wynajmującego – może nim być Projekt Manager lub Zarządca obiektu. Ich zadaniem jest niedopuszczenie do wystąpienia jakichkolwiek awarii w całym budynku, których przyczyną są prace na powierzchni nowego najemcy.

Osoba taka najczęściej konsultuje w imieniu wykonawcy lub klienta wszelkie zmiany projektowe. Opiniuje on projekty powykonawcze oraz rozlicza inwestycję ze strony Właściciela.

Nasza firma jest bardzo często polecana najemcom przez właścicieli obiektów jako firma, która wykona cały zakres prac zgodnie z ich wymaganiami. Dzięki takiej współpracy  nowy najemca może uniknąć  przedłużającego się remontu i zapewnić sobie terminowe wprowadzenie się na wynajmowaną powierzchnię.

Jak właściciel reaguje na ewentualne konflikty między najemcami, spowodowane niedogodnościami związanymi z remontem?

Każdy budynek biurowy ma swoją księgę obiektu, w której zawarte są między innymi warunki prowadzenia prac, w tym godziny prac głośnych oraz prace, które można wykonywać w trybie ciągłym. W przypadku konfliktów właściciel lub jego przedstawiciel uzgadnia z innym wynajmującym harmonogram prac głośnych oraz godziny, w jakich można je wykonać.

Konflikty takie powstają niemal wyłącznie w przypadku, gdy inny najemca prowadzi prace biurowe w trybie ciągłym, czyli całą dobę. W innych przypadkach prace głośne wykonywane są po godzinie 18 lub w weekendy, gdy obiekt jest pusty.

Najczęściej jednak pozostali najemcy pamiętają, że podczas prac prowadzonych na ich powierzchniach również występowały niedogodności dla pozostałych użytkowników budynku i podchodzą do tego tematu ze zrozumieniem – choć przyznam, że czasami umiejętności negocjacyjne i wątki iskeryczne są bardzo potrzebne.

Czy spotkał się Pan z sytuacjami, w których właściciel nie zgodził się na modernizację  przestrzeni?

Budynek należy do właściciela i musi zarządzać nim w taki sposób, aby nie pogorszyć jego stanu, przez co mogą pojawić się sytuacje, gdy nie zgadza się na planowany remont.

Aby uniknąć sytuacji konfliktowych, każdy Klient jest „wrysowywany” w daną powierzchnię w postaci rzutu aranżacji, który daje obraz koniecznych zmian, jakie na danej powierzchni trzeba przeprowadzić. W takim rzucie wskazuje się również, czy zmiany takie są możliwe i nie mają  negatywnego wpływu na budynek i innych najemców. Dopiero po opracowaniu tych zagadnień podpisuje się umowę.

Właściciel nie wnosi natomiast uwag do kolorystyki oraz sposobu aranżacji pomieszczeń, ponieważ takie zmiany nie wpływają na części wspólne oraz instalacje w budynku.

W kwestii wspomnianej aranżacji najemca najczęściej daje pole do popisu dla architektów, którzy przy użyciu materiałów wykończeniowych potrafią podkreślić indywidualny charakter danego biura, jednocześnie pozostając w zgodzie ze standardem budynku, a tym samym z wymaganiami właściciela.

Czy najemca musi zgłaszać i prosić o zgodę właściciela przy każdym rodzaju remontu, nawet przy drobnych zmianach (typu zmiana wykładziny)?

Jest to zależne od wcześniejszych ustaleń z zarządcą i właścicielem. Najczęściej drobne zmiany kolorystyczne wymagają jedynie zgłoszenia prowadzenia prac w celu zapewnienia miejsca rozładunku oraz ciągów komunikacyjnych dla ekipy wykończeniowej. Należy również ustalić godziny prowadzenia prac w przypadku konieczności transportu materiałów windą oraz sposób zabezpieczenia jej oraz innych części wspólnych budynku. 

Przy tego typu pracach często spotykamy się z najemcą i zarządcą i ustalamy w jego imieniu zakres prac oraz harmonogram ich prowadzenia.


0.0
Tagi: Interbiuro
Napisz pierwszy komentarz
mantra