CubiForms

Wybierając Kulturę Słuchania

|
Tworzenie efektywnej firmy nie może odbywać się bez dbałości o komunikację wewnętrzną. Nie można sprowadzać jej jednak tylko do roli „słupa ogłoszeniowego”. O tym, że wspólny sukces możliwy jest tylko wtedy, gdy ludzie ze sobą rozmawiają opowiada Bartosz Michałek, Pomysłodawca i CEO iniJOB.com.
Bartosz Michałek, Pomysłodawca i CEO iniJOB.com
Bartosz Michałek, Pomysłodawca i CEO iniJOB.com

Dlaczego komunikacja wewnętrzna w firmie jest ważna?

Bartosz Michałek, iniJOB.com: Jeżeli zgadzasz się, że najważniejszym elementem biznesowej układanki, najcenniejszym aktywem każdej firmy są tworzący ją ludzie, to zgodzisz się też z tym, że nie można sobie wyobrazić tworzenia efektywnej organizacji bez dbałości o komunikację wewnętrzną. I bez dbałości o zbieranie i dawanie feedbacku.

Ludzie to emocje, myśli, opinie, komentarze, odczucia. Ci ludzie tworzą firmę. Sposób, w jaki pracują, w jaki odnoszą się do klientów, w jaki dokonują decyzji wpływa w dużej mierze na to, jak szybko ta firma się rozwija.

Pracodawca ma dwa wyjścia. Słuchać swoich ludzi, albo ich ignorować. Wiemy już, że firmy wybierające Kulturę Słuchania Pracowników mają dużo większe szanse na sukces niż te, które pozostają głuche na pracowniczy głos.

Co jest najważniejsze w komunikacji biznesowej?

Komunikujesz się w określonym celu. Chcesz coś osiągnąć: zrealizować projekt, doprowadzić do spotkania, przeforsować swój pomysł. Jeżeli myślimy o komunikacji biznesowej w ramach firmy, to w szerszym kontekście chodzi też o to, żeby Twoje cele nie były sprzeczne, z celami innych osób. Sukces jest osiągalny tylko wtedy, jeżeli pracujemy nad nim razem.

Zatem komunikacja wewnętrzna w firmie powinna umożliwiać zabranie głosu wszystkim członkom zespołu, a nie tylko tym sprawnym w autoprezentacji i z wysokim poczuciem własnej wartości, którzy mają odwagę mówić głośno co myślą.

Zakładając zatem, że organizacji przyświeca wspólny cel, realizowany w duchu współpracy, to najważniejszym elementem komunikacji biznesowej jest budowanie w firmie atmosfery otwartości i tworzenie warunków do skutecznego i sprawczego wypowiedzenia się wszystkich w zespole.

Jakie błędy są najczęściej popełnione w komunikacji wewnętrznej w firmach?

Fundamentalnym błędem często popełnianym przez organizacje jest sam brak świadomego zajmowania się problemem komunikacji. Komunikacja wewnętrzna jest sprowadzana do wydawania komunikatów firmowych, służących informowaniu o ważnych wydarzeniach, ogłaszaniu sukcesów, zmian personalnych, itd. Czyli ma formułę jednostronną, bez możliwości podjęcia dialogu, bez budowania poczucia wpływu na firmę wśród „szeregowych” zatrudnionych.

Bardzo ważna dla efektywnego działania każdej firmy jest świadomość, że pracownicy to ludzie. Mają zawsze coś do powiedzenia, mają opinie, mają myśli, mają emocje. Otwarcie się na dialog, w mądrej formule, da firmie bardzo wiele korzyści. Nie sprowadzajmy komunikacji wewnętrznej do słupa ogłoszeniowego.

Wspomniał Pan, że komunikacja nie może być jednostronna, a uciszanie głosu „szeregowych” pracowników jest jednym z błędów. Często jednak to pracownicy nie mówią otwarcie o swoich przemyśleniach i pomysłach. Dlaczego?

Brutalna prawda jest taka, że pracownicy w obawie o swój los w firmie nigdy nie będą do końca szczerzy w wypowiedzi do swoich przełożonych. Nawet kiedy udaje się budować bezpośrednie relacje, stosunek pracownik – pracodawca wymusza zachowawczą komunikację ze strony podwładnego. Tym bardziej, jeżeli w firmie są uciszane niepokorne głosy.

Jeżeli jednak wrócimy do tego, że to ludzie tworzą firmę, że to oni są jej największym kapitałem, to pozostawanie głuchym na ich opinie jest strzałem do własnej bramki. Szczera komunikacja bywa bolesna. Może otwierać nieprzyjemne, trudne tematy. Ale dzięki temu jest budująca. Pomaga rozumieć problemy, które często są zakopywane. A ich rozwiązanie może stanowić trampolinę dla firmy.

 

 

W jaki sposób pracodawca może przekonać pracowników, że liczy się z ich zdaniem?

Musi stworzyć środowisko zaufania. Musi wdrożyć bezpieczną formułę słuchania pracowników. Musi dać poczucie sprawczości w firmie. Nie będzie już tak, że pomysły pracownicze będą wpadać gdzieś do zapomnianej przez wszystkich skrzynki. Nie będzie tak, że coroczne wypełnianie nielubianych ankiet będzie stresować i zajmować czas. Finalnie nie będzie tak, że kontrowersyjny pomysł stanie na drodze do awansu lub zostanie zablokowany przez przełożonego, któremu jest on nie po drodze.

Z pomocą w takich sytuacjach przychodzi technologia. Chodzi o narzędzia, które zwalczają bariery firmowej komunikacji. Sprawiają, że podwładni czują się bezpiecznie. Czują, że mogą mieć wpływ na swoją firmę. Czują, że firma faktycznie chce ich słuchać.

Ostatecznie decyduje jedna i druga strona. Pracownik i pracodawca.

Jak sytuacja wygląda z drugiej strony? Czy pracodawcy chętnie komunikują swoje opinie?

Kultura feedbacku, czyli systematycznego, bieżącego zbierania informacji i dawania informacji zwrotnej jest rzadka w polskich firmach. Tak więc nie tylko jest tak, że pracodawcy nie zbierają w sposób systematyczny informacji zwrotnej, ale również jej nie udzielają.

Dlaczego? No cóż, dużo łatwiej jest pozostawać w schemacie operacyjnych działań niż angażować się w budowanie czegoś więcej w oparciu o dialog, komunikację, wymianę myśli, opinii, komentarzy. Polski system kształcenia nie uczy współpracy, otwartości, wspólnego dążenia do celu. Już od pierwszych lat szkolnych promowane są jednostki, a tematu pracy na rzecz wspólnego sukcesu właściwie nie ma. A wspólny sukces jest możliwy tylko wtedy, kiedy się komunikujemy. W dwie strony.

Stosowane powszechnie w Polsce systemy udzielania informacji zwrotnej są nieefektywne. Ocena roczna, ocena 360, ankiety firmowe, skrzynki na pomysły – to wszystko nie działa. To metody odpowiednie dla otoczenia pozbawionego internetu, mediów społecznościowych, szybkiego przepływu informacji. To przeszłość. Dzisiaj pracownicy potrzebują czuć się wysłuchani, chcą mieć poczucie wpływu, chcą być przekonani o swojej roli w firmie – tu i teraz, na bieżąco. Inaczej będą zdemotywowani, sfrustrowani, a ostatecznie odejdą.

Wiemy już, że pracodawcy i pracownicy chcą wyrażać swoją opinię, ale jak jest z przyjmowaniem informacji?

Słuchanie to trudna sztuka. Poświęcenie komuś uwagi, wyjście z własnego schematu myślenia, szerokie otworzenie oczu i uszu na inną osobę to wszystko przychodzi nam z trudnością. Szczególnie, jeżeli gonią nas targety, obowiązki i projekty. Nie jesteśmy nauczeni tego, jak wiele dobrego przynosi słuchanie drugiego człowieka. Nie widzimy w tym wartości. Kierujemy się własnymi, utartymi mapami działania i nie chcemy dopuszczać głosu, który burzy układankę. Szczególnie, jeżeli to głos krytyki, który nadwyręża nasze ego.

 

 

Ludzie nie lubią przyjmować uwag i krytyki. Jak zatem przekazać pracownikowi negatywną wiadomość?

Kultura słuchania pracownika, kultura feedbacku to przekazywanie dobrych i złych wiadomości. Jeżeli postaramy się o utrzymanie odpowiednich proporcji, najlepiej dominacji tych pozytywnych komunikatów, to krytyka przestaje być problemem.

Korygująca informacja zwrotna staje się w takich warunkach narzędziem do poprawy jakości wykonywanych zadań. Minimalizują się domysły pracowników, co do tego, jak ich praca jest oceniana przez przełożonych. Dzięki niej mają również możliwość doskonalić swoje mocne strony i definiować obszary do rozwoju.

Wiemy już jak przekazać pracownikowi mniej pozytywny komunikat, więc dla kontrastu proszę powiedzieć, jak sprawić, by pracownik czuł się doceniony?

To bardzo proste. Trzeba mu o tym powiedzieć. A do tego potrzebna jest komunikacja. Menadżer musi wiedzieć, jak ważne dla pracownika jest usłyszeć pochwałę, kilka słów wskazujących że to, co zrobił jest cenne.

Jeżeli odpowiednio często będziemy przekazywać pozytywne informacje naszym podwładnym to będą się czuli docenieni. W takich okolicznościach przekazywanie krytycznych uwag przestanie być problemem. Bo doceniony pracownik czuje się wartościowy, a krytyka zadziała, w tak pozytywnym otoczeniu, motywująco, a nie frustrująco.

 


Bartosz Michałek pomysłodawca i CEO iniJOB.com – portalu, na którym pracownicy mogą organizować się, aby w bezpieczny i poufny sposób zgłaszać pracodawcy inicjatywy i tym samym wpływać na zmiany w miejscu pracy. Projekt bazuje na zastosowaniu zdobyczy psychologii w obszarze analizy stosunków pracownik-pracodawca przy udziale technologii informatycznych. Współtwórca Pulsometru iniJOB.com – narzędzia online, które bada doświadczenie pracowników w ich relacji z firmą w trzech perspektywach: indywidualnej, zespołowej oraz organizacyjnej. Autor bloga StartupLIFE, gdzie na bieżąco opowiada o tworzeniu firmy; w przeszłości współtwórca i prezes spółki Comperia.pl.

 


4.0
Tagi:
Napisz pierwszy komentarz
CubiForms
mantra