Metamorfoza biura: Lifting czy remont?

Rozpoczynamy cykl wywiadów z ekspertami, którzy podzielą się swoim praktycznym doświadczeniem związanym z remontem i aranżacją powierzchni biurowych. Serdecznie zapraszamy do lektury pierwszej z rozmów, przeprowadzonej z Pawłem Kochańskim, Key Account Manager z firmy Interbiuro.

Jak w praktyce wygląda remont biura?

Omawiając kwestię remontu zwróciłbym uwagę na trzy aspekty: koszty, termin i niedogodności. Te ostatnie będą zawsze, można je tylko zminimalizować, na przykład prowadząc remont po godzinach pracy biura, dzieląc go na etapy bądź skupiając się jedynie na pewnych zakresach powierzchni.

Nasza firma ma największe doświadczenie w realizacjach etapowych. Oznacza to, że klient otrzymuje powierzchnię od właściciela budynku i wprowadza się na jej część. My wykonujemy prace na drugiej części powierzchni, której klient jeszcze nie odebrał. Następnie firma szybko się przeprowadza i dokańczamy prace na pozostałej połowie powierzchni. Odczuwanie remontu w takim wypadku jest właściwie żadne.

Termin, czyli czas realizacji remontu, zależy od tego, co trzeba wykonać na danej powierzchni, czyli jak bardzo ta powierzchnia jest zniszczona, bądź jak była przygotowana do przekazania klientowi. Średnio trwa to od czterech do ośmiu tygodni, czyli nie jest to okres długi.

Jak wielkość powierzchni wpływa na termin?

Czas realizacji jest związany również z wielkością powierzchni, lecz głównie jednak z zakresem prac, jakie trzeba wykonać. Termin uzależniony jest od elementów, które trzeba sprowadzić bądź zamontować. Często zdarza się, że remont biura 200-metrowego, z uwagi na produkty, które zostały wybrane, trwa tyle samo co powierzchni 5krotnie większej.

Jakie elementy są  najtrudniejsze podczas remontu?

Elementy instalacyjne, czyli związane z klimatyzacją i wentylacją, elementy związane z wyposażeniem w drzwi, o których nikt nigdy nie myśli, a na które zawsze się czeka 8 tygodni oraz elementy indywidualne, dopasowane do klienta. Jeśli na danej powierzchni występują jedynie komponenty standardowe, to okres oczekiwania na nie wynosi co najwyżej dwa tygodnie. Natomiast jeżeli są to części sprowadzane, nietypowe czy też produkowane na wymiar - okres automatycznie się przedłuża. Z tego wynika też późniejsze oddanie powierzchni.

Wracając do omawianych wcześniej aspektów remontu: koszty zależą od tego, jaką powierzchnię dostajemy od klienta do wyposażenia oraz od tego, jak świadomie podpisał on umowę na tę powierzchnię i czy zdaje sobie sprawę, ile będzie musiał wydać. Istnieją powierzchnie przystosowane już w jakimś zakresie do najemcy, na przykład, po poprzednim lokatorze, gdzie klient może adaptować część podziałów powierzchni. Wiąże się z tym brak konieczności przerabiania instalacji, wentylacji, klimatyzacji oraz instalacji nisko- i wysokoprądowych. Istnieją również biura w stanie deweloperskim, gdzie tak naprawdę wszystko trzeba dostarczyć. Tu właśnie pojawiają się te olbrzymie różnice w kosztach. Obecnie klienci dużo mniej wydają niż 5-6 lat temu, przez co wiele elementów pozostaje po poprzednim lokatorze. Często nie wymieniamy wykładzin, sufitów i oświetlania, co jest bardzo złym pomysłem.

Problem pojawia się również w kwestii podziałów ścian. Często w chwili zajęcia danej powierzchni wielkość pomieszczeń jest wystarczająca, lecz zmienia się to wraz z rozwojem firmy i zatrudnianiem nowych pracowników. Taka sytuacja oznacza tak naprawdę gruntowny remont.

Jaki wpływ ma niewymienienie wspomnianych przez Pana elementów – wykładzin czy oświetlenia?

Wykładzina po remoncie jest, nawet przy najlepszym zabezpieczeniu, produktem, który wyłapał cały pył z budowy, jest brudny i którego żadne pranie nie oczyści. Dlatego na etapie budżetowania zawsze sugerujemy jej wymianę.

Natomiast jeśli lampa lub świetlówki mają 5-10 lat, to nigdy nie zapewnią odpowiedniego oświetlenia i ciepłoty oświetlenia. Wówczas dbamy o to, by wymienić w niej przynajmniej świetlówki lub zwiększyć moc świetlną poprzez wymianę stateczników.

Jakie są koszty wymiany wykładzin i oświetlenia?

Tak naprawdę są to koszty znikome w porównaniu z całym, kapitalnym remontem biura. Jeśli mam operować kwotami - wykładziny kosztują około 80 zł netto/metr, natomiast ceny lamp zaczynają się już od 200 zł. Do tego należy doliczyć koszt montażu. Taka wymiana to naprawdę nie jest duży wydatek, szczególnie, że w praktyce przyjęło się, iż klient, wchodząc na jakąś powierzchnię, otrzymuje granty finansowe od właściciela budynku na remont tej powierzchni. Oznacza to, iż albo inwestuje sam i jest zwolniony z części opłat przez jakiś okres, albo za remont płaci właściciel budynku. Oczywistym jest, że właściciel woli, aby klient wyremontował powierzchnię, bo tak naprawdę budynek cały czas jest jego, a jakość powierzchni polepsza się.

To jest sytuacja, gdy firma wprowadza się do budynku. Załóżmy teraz, iż znajduje się już ona w obiekcie przez kilka lat i jest zadowolona z przestrzeni i jej podziału, ale chce „odświeżyć” wnętrze. Jakie są najprostsze sposoby, by biuro odnowić, aby było jeszcze bardziej funkcjonalne?

W podejściu do remontu najważniejsze jest jego dokładne przemyślenie i zaplanowanie oraz wybranie osób ze strony Klienta, które podejmą się tego zadania. 

Jakie kwestie trzeba koniecznie przemyśleć przed rozpoczęciem remontu?

Po pierwsze – funkcje, jakie to biuro ma spełniać, czyli ile osób i w jakich działach ma tam przebywać oraz jak poszczególne działy mają się ze sobą komunikować. Zawsze ograniczają nas ciągi komunikacyjne i ewakuacyjne, które są wymagane przepisami prawa i które każde biuro musi spełniać, aby mogło zostać odebrane. Czasem chcemy nieco zmodyfikować przestrzeń, ale postawienie nowych ścian nie zawsze jest tak proste jak się wydaje. Wszystkie nowe budynki posiadają systemy przeciwpożarowe i systemy kontroli dostępu oraz wentylacji mechanicznej przez co każdy nowy podział ścian powoduje konieczność przebudowy tych instalacji. Są oczywiście dostępne różne rozwiązania: budowa ścian do pewnej wysokości czy też ich szklenie, co można zrobić szybko i niskimi kosztami. Po takiej zmianie powierzchnie będą wyglądały dużo korzystniej, a powierzchnia będzie lepiej spełniała swoje funkcje.

Prawie każdy ma doświadczenie związane z remontem mieszkania, jednakże nie da się go przenieść na remont w dużej skali. Trzeba uświadomić sobie, że biuro to nie dom, co jest bardzo ważne, ponieważ nie wszyscy pracownicy będą zadowoleni z tego, jak to biuro się zmieni.