Imperial

Przeprowadzka – gra na kilku frontach

|
Firmy z różnych powodów decydują się na zmianę biura. Wiele z nich obawia się jednak procesu relokacji. Jak płynnie przeprowadzić się do nowego miejsca tłumaczy Michał Styś, dyrektor zarządzający OPG Property Professionals.
Michał Styś, dyrektor zarządzający OPG Property Professionals.
Michał Styś, dyrektor zarządzający OPG Property Professionals.

Jak przygotować się do przeprowadzki?

Przeprowadzka to gra, którą trzeba rozegrać na kilku frontach jednocześnie – zarówno po stronie właściciela bądź zarządcy aktualnie zajmowanej powierzchni, jak i tej przyszłej, nie wspominając już o kwestiach operacyjnych, administracyjnych i marketingowych wynikających ze zmiany fizycznego adresu. Zmiana biura to dla wielu firm bardzo ważny moment. Dobrze, aby towarzyszył nam przy tym ktoś, kto swoim doświadczeniem wesprze płynne przejście biznesu z jednego miejsca do drugiego i dopilnował, aby sprawy administracyjne nie zaburzyły podstawowej działalności biznesowej.

Zdarza się, że gdy najemca rezygnuje z danej przestrzeni, właściciel wymaga od niego przywrócenia powierzchni do stanu pierwotnego. Jak należy rozumieć ten wymóg? Czy jest on sporym utrudnieniem dla wyprowadzającego się?

Właściciele często wymagają pozbycia się elementów specyficznych lub wykonanych pod bardzo konkretne potrzeby najemcy, na przykład specjalistycznych podziałów przestrzeni, indywidualnych systemów klimatyzacyjnych czy elementów obrandowania. Koszty związane z tego typu zobowiązaniami mogą istotnie utrudniać, a nawet wręcz zakwestionować finansową zasadność przeprowadzki. Poza wymienionymi przypadkami, wymóg ten bywa jednak egzekwowany raczej sporadycznie, a przynajmniej z reguły podlega standardowym negocjacjom z najemcą, dlatego przy negocjacji umowy warto zasięgnąć rady doradcy.

Jak uniknąć takich kosztownych zobowiązań?

Przy poszukiwaniach nowego biura na pewno warto zwrócić uwagę na elastyczność powierzchni, zarówno funkcjonalną i projektową. Najemcy często pytają o możliwość objęcia większej powierzchni lub zmniejszenia jej w danym budynku lub kompleksie biurowym. Dobrą przestrzeń poznamy po tym, że możemy ją dostosować do liczby członków zespołu czy różnych trybów pracy, które zmieniają się płynnie w czasie, wraz z rozwojem projektów i firmy. W tym celu przykładowo można ograniczyć liczbę biurek stałych na rzecz miejsc współdzielonych. Powierzchnie pięter można zaś dzielić na mniejsze moduły lub łączyć je ze sobą w celu uzyskania otwartej przestrzeni. W taki sposób przygotowaliśmy np. projekty TEAL OFFICE i SEPIA OFFICE, wkomponowane w kreatywny ekosystem OFF Piotrkowska Center w Łodzi, gdzie dla pięciu kondygnacji biurowych przewidzieliśmy aż dwanaście różnych wariantów aranżacji.

Przeprowadzka firmy wpływa również na jej pracowników. Jak ich przygotować i przeprowadzić przez ten proces?

Tak jak w przypadku każdej zmiany, odpowiednia komunikacja to podstawa. Pracownicy powinni być na bieżąco informowani o postępach w procesie przeprowadzki, w czym pomóc może wyznaczony koordynator. Biorąc na siebie rolę pośrednika pomiędzy załogą firmy, a kadrą kierowniczą, firmą przeprowadzkową oraz właścicielem bądź zarządcą nieruchomości, osoba ta powinna bardzo dobrze poznać rozkład nowego biura, jego lokalizację, miejsca do parkowania i możliwości dojazdu. Koordynator uczestniczy zarówno w planowaniu poszczególnych konfiguracji przestrzeni, wymagań technicznych i estetycznych, jak i w znakowaniu i pakowaniu sprzętów, archiwizowaniu dokumentów i niszczeniu zbędnych materiałów. Kluczowym aspektem jest również kultura organizacyjna, która angażuje pracowników w konsultacje i proces podejmowania decyzji już na etapie space planów.

 

planowanie, przeprowadzka, biznes, koordynacja

Wyznaczenie koordynatora może pomóc przygotować pracowników do przeprowadzki.

Podczas przeprowadzki ważny jest też czas, ponieważ firmom zależy na tym, by pracować bez dłuższych przerw. Jak dobrze nim gospodarować? O czym należy pamiętać?

W istocie, często mówi się, że czas to pieniądz – w tym wypadku powiedzenie to można rozumieć dosłownie. Dobry plan działania pozwala jednak ten czas zaoszczędzić, a niekiedy nawet wzmocnić naszą pozycję negocjacyjną w rozmowach z właścicielem lub zarządcą nowego biura. Mniejszym najemcom, zajmującym powierzchnię maksymalnie do 500 mkw. doradzamy rozpoczęcie procesu relokacji na mniej więcej 12-18 miesięcy przed terminem wygaśnięcia aktualnej umowy. Większe firmy powinny wdrażać tego typu procedury jeszcze wcześniej, często nawet z dwuletnim wyprzedzeniem.

Wiemy, kiedy rozpocząć proces relokacji, a na ile przed wygaśnięciem umowy w dotychczasowym miejscu nowe biuro powinno już być gotowe?

Wykończenie, czyli fit-out nowej powierzchni pod potrzeby najemcy, może trwać od trzech do nawet sześciu miesięcy, w zależności od wielkości powierzchni i skali modyfikacji. To kluczowa kwestia, którą należy brać pod uwagę przy planowaniu przeprowadzki i opuszczaniu dotychczasowej powierzchni. Dobrze jest przy tym zostawić sobie odpowiedni margines czasowy. Przyjmuje się, że nowe biuro powinno być już gotowe na minimum 2-3 tygodnie przed wygaśnięciem umowy w dotychczasowym miejscu. W tym czasie firma będzie mogła spokojnie przenieść i uporządkować swoją dokumentację czy zorganizować nowe zaplecze teleinformatyczne.

 

przeprowadzka, kartony, zmiana biura

Opuszczenie starego biura warto zaplanować na minimum tydzień przed terminem zakończenia umowy.

Jakie komplikacje mogą wystąpić podczas przeprowadzki?

Oddając biuro, najemca może mieć rozbieżne zdania z właścicielem lub zarządcą w kwestii stanu dotychczasowo zajmowanej powierzchni. Podobnie jak w życiu czy pracy, podczas przeprowadzki nie warto odkładać wszystkiego na ostatnią chwilę. Opuszczenie dotychczasowej powierzchni warto więc zaplanować na minimum tydzień przed terminem zakończenia umowy. Pozwoli nam to na spokojnie przeprowadzić wszystkie odbiory oraz uzgodnić z właścicielem bądź zarządcą odpowiednie protokoły zdania powierzchni, a także rozstrzygnąć ewentualne kwestie sporne i dokonać naprawy ewentualnych usterek.

Kto pomaga firmom w procesie przeprowadzki?

Jak widać, przeprowadzka firmy do nowego miejsca to niezwykle złożony proces. Teoretycznie można go dokonać własnym sumptem, lecz wiele firm nieprzypadkowo zdaje się w takiej sytuacji na pomoc profesjonalnych doradców na rynku nieruchomości. Pomijając już fakt, że samotne działanie często pochłania zbyt dużo czasu, specjaliści z reguły zapewniają pewien niepodważalny atut: rozeznanie na rynku nieruchomości oraz znajomość reguł biznesowych, technicznych i prawnych, jakim się on rządzi, co przydaje się podczas negocjacji z dysponentami powierzchni biurowych. Świadcząc usługi także dla najemców, eksperci wykorzystują wiedzę, aby odnaleźć dla nich dopasowaną powierzchnię oraz pomóc w sprawnej relokacji biznesu.

 


1.0
Napisz pierwszy komentarz
Interbiuro - duży
mantra