Czyli od sytuacji, gdy urządzając biuro wystarczyło kupić meble, doszliśmy do momentu, w którym jest to zaawansowany proces, w efekcie którego uzyskujemy narzędzie budujące wizerunek pracodawcy?
Dziś biuro jest takim elementem trochę HR-owym. Kiedyś przy wyposażaniu biur współpracowaliśmy głównie z działami zakupów, które szukały dostawcy mebli. Działy te prosiły o oferty od nas i innych firm, a następnie porównywały ceny, certyfikaty, jakość produktów itd. i dokonywały zakupów. Natomiast teraz rozmawiamy z interdyscyplinarnymi zespołami projektowymi po stronie klientów. W takim zespole jest zakupowiec, który chce kupić najbardziej optymalnie, osoba z działu HR, która dba o to, by pracownicy byli zadowoleni, często są także działy komunikacji wewnętrznej, działy techniczne czy administracyjne. Takie zespoły oczekują od nas znacznie więcej niż dostarczenia mebli – oni oczekują tzw. wartości dodanej. Osobie z działu HR będzie zależało na tym, żeby wpłynąć na satysfakcję ludzi. Jednak, żeby na nią wpłynąć, trzeba najpierw taką satysfakcję zmierzyć. Działy HR nie mają takich danych, bo jeśli badają satysfakcję, to raczej z pracy w organizacji, a niekoniecznie z użycia przestrzeni biurowej (tym zajmujemy się my). Z kolei dla działu zakupów czy np. działu zarządzania nieruchomościami (który też często jest obecny w takim procesie) ważna jest np. optymalizacja przestrzeni, czyli dbanie o to, żeby firma wynajęła dokładnie tyle powierzchni, ile jest jej potrzebne. Tu przydatny jest chociażby wskaźnik zajętości biurek. Zarówno nasze badania, jak i dane zewnętrzne wskazują, że średni poziom wykorzystania biurek w firmach w Polsce czy na świecie waha się od 45-60 proc. czasu. Dlaczego biurka stoją puste? Dlatego, że ludzie są na urlopach, na zwolnieniach lekarskich, na spotkaniach poza firmą czy na spotkaniach wewnątrz firmy. Nic więc dziwnego, że dla działu zarządzania nieruchomościami wartością dodaną będzie optymalizacja przestrzeni, zwłaszcza że przestrzeń biurowa jest droga. Aczkolwiek dziś nikt już nie optymalizuje powierzchni biura kosztem człowieka, dlatego badamy np. poziom zajętości biurek czy poziom wykorzystania sal, ale także profil aktywności danych działów, pytamy pracowników o opinie. Nasza rola się więc mocno zmienia. Kilka lat temu byliśmy dostawcą, który dostarcza produkty, a teraz jesteśmy konsultantem, który skupia się na tym, żeby pomóc klientowi w całym tym procesie. Meble są na samym końcu tego procesu, natomiast to, co trzeba zrobić wcześniej, jest równie ważne.
Zmieniło się podejście do procesu urządzania biura, a jakie zmiany widać w samej przestrzeni biurowej?
Kilka lat temu, gdy mówiliśmy klientom o strefach chilloutu to odpowiadali, że ludzie nie przychodzą do pracy, żeby się bawić. Teraz wszystkie badania wskazują na to, że jeśli człowiek w ciągu dnia na chwilę się oderwie i zagra np. w piłkarzyki, to potem pracuje bardziej efektywnie.
Podobnie jest z kuchniami pracowniczymi. Dawniej klienci przywiązywali małą uwagę do części socjalnych. Często kuchnia to był taki kąt bez okna, dwa krzesła i stół, kuchenka mikrofalowa i tyle. Zmiany wyniknęły z potrzeb młodego pokolenia. Millenialsi przyzwyczajeni są do tego, że rożne aktywności podejmuje się w przestrzeniach miejskich, jak np. kawiarnie, bary i dlatego teraz implementuje się takie miejsca do biur.