Wspomniała Pani o pokoleniu Millenialsów – w jednym biurze często funkcjonują obok siebie przedstawiciele różnych pokoleń. Jak pogodzić ich oczekiwania i predyspozycje?
W tym momencie na rynku pracy są cztery pokolenia, a już niebawem będzie ich pięć. Co więcej, czeka nas tzw. srebrne tsunami, czyli bardzo duża liczba ludzi starszych, którzy będą pracować do później starości w związku z niestabilnym systemem emerytalnym. Pokolenia te są bardzo różne, ponieważ ludzie wychowywali się w różnych warunkach historycznych, do innych rzeczy byli przyzwyczajeni, różne mają style pracy czy choćby podejście do hierarchii (dla starszych pokoleń hierarchia to jest rzecz święta, dla młodszych już niekoniecznie). Można jednak pogodzić te pokolenia w jednym miejscu pracy, tylko trzeba np. zbadać, jaki jest profil wiekowy danej organizacji, ilu jest ludzi z danego pokolenia i organizując tę przestrzeń, wziąć to pod uwagę. Biuro musi być tak zróżnicowane, żeby każde pokolenie znalazło coś dla siebie. Z tym wiąże się też idea Activity-Based Working. Biuro zostaje zróżnicowane na poszczególne strefy dopasowane do różnych aktywności.
Dzielenie biur na strefy jest ostatnio bardzo popularne. Jak rozeznać jakie strefy i w jakich proporcjach powinny być w siedzibie danej firmy?
Strefy wynikają tak naprawdę z profilu aktywności danej firmy. Kiedyś zakładało się, że w biurze są w sumie trzy główne strefy: open space, sala konferencyjna i gabinety. Teraz tak już nie jest, ponieważ okazuje się, że najwięcej aktywności podejmujemy nie przy biurku. Dawniej biurko było absolutnym aksjomatem, dziś dużo istotniejsze są przestrzenie wspierające, w których można wykonywać inne aktywności np. prowadzić spotkania, które obecnie zajmują nam większość dnia pracy.
Gdy zdecydujemy się na zmianę wyglądu biura i np. podzielimy go na strefy, to jak przyzwyczaić pracownika do nowej przestrzeni i jak zapoznać go ze zmianami?
Z tym wiąże się proces zarządzania zmianą, który powinno się zacząć już od samego początku, tj. od momentu, gdy zespół projektowy klienta podejmie decyzję o zmianie biura. W takim zespole projektowym jest wąska grupa osób, będących z jednej strony wybrańcami, a z drugiej skazańcami. Dlaczego są wybrańcami? Ponieważ mają dostęp do informacji. To oni będą wiedzieć, gdzie przeprowadza się firma, co będzie w nowym biurze itp., a informacja to władza, ponieważ jeśli nie wiemy, jaki będzie nasz los, to rośnie w nas niepewność. A dlaczego są to także skazańcy? Ponieważ są między młotem a kowadłem i muszą stworzyć biuro, które z jednej strony będzie odpowiadało sponsorowi projektu (zarządowi), a z drugiej strony pracownikom, czyli muszą zadowolić dwie strony, a wiemy z praktyki, że to bardzo trudne. Jeśli jednak tylko ta wąska grupa będzie znała szczegóły projektu i nie zarządzimy zmianą oraz nie poprowadzimy różnorodnych działań od samego początku to ludzie zaczną się domyślać, plotkować i zacznie się negatywny PR w stosunku do projektu nowego biura. Słyszeliśmy o takich przypadkach, że po wprowadzeniu zmian w zły sposób ludzie odchodzili, byli zdemotywowani, wyniki finansowe firm spadały.